Mantiene al día el frente registral de un grupo de sociedades: calendario y liquidación de la renovación de matrícula, certificados de existencia y representación con la vigencia que pide cada trámite, control de lo inscrito frente a lo real y alertas de todo lo que está por vencer.
N.º 0245 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$5.400.000 de instalación, pago único·45 h humanas liberadas al mes·$33.333 por hora liberada
ÁreaJurídica y cumplimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Llevar el calendario registral del año: renovación de matrícula mercantil y de establecimientos de comercio antes del 31 de marzo (artículo 33 del Código de Comercio), actualización del Registro Único de Beneficiarios Finales ante la DIAN y vencimientos de nombramientos.
—Liquidar el valor estimado de la renovación de cada sociedad y establecimiento según el rango de activos reportado y la tarifa vigente de la cámara de comercio correspondiente, y pasarle el presupuesto consolidado a tesorería.
—Solicitar y archivar certificados de existencia y representación legal, verificando la vigencia que exige cada destinatario (30 días para SECOP II, 90 días para bancos, lo que pida el cliente en licitaciones privadas).
—Cotejar mes a mes lo inscrito en el registro contra la realidad de la compañía: representantes legales y suplentes, junta directiva, revisor fiscal, domicilio, objeto social, capital y establecimientos abiertos.
—Armar la lista de documentos y el paso a paso de cada trámite registral (reforma estatutaria, nombramiento, cambio de domicilio, apertura o cierre de establecimiento, inscripción de libros) para que el abogado y el representante legal lo ejecuten.
—Mantener el expediente digital de cada sociedad: certificados, actas inscritas, escrituras, RUT, y el histórico de radicados con su estado.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier radicación ante la cámara de comercio, la DIAN o una notaría: el agente prepara y organiza el paquete; la firma y la radicación las hace el representante legal o el abogado.
—Diferencias entre lo inscrito y la realidad que puedan afectar actos ya celebrados (un representante que firmó sin estar inscrito, una matrícula no renovada mientras se ejecutaba un contrato): se escalan de inmediato a la gerencia jurídica y al revisor fiscal.
—Devoluciones o requerimientos de la cámara de comercio sobre el contenido de un acta o de una reforma: los atiende el abogado societario.
—Preguntas sobre si una decisión requiere reforma estatutaria, escritura pública o autorización de un tercero: el agente no conceptúa, traslada la consulta.
Métricas que reporta cada mes
—Renovaciones de matrícula y de establecimientos gestionadas dentro del plazo, sobre el total del grupo.
—Certificados solicitados en el mes y solicitudes atendidas el mismo día.
—Diferencias entre lo inscrito y lo real detectadas y días que tardaron en corregirse.
—Trámites devueltos por la cámara de comercio por documentación incompleta.
—Horas administrativas liberadas en filas, portales y armado de expedientes registrales.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Matriz de sociedades del grupo con NIT, matrícula, cámara de comercio, domicilio, fecha de constitución y establecimientos de comercio abiertos.
—Últimos certificados de existencia y representación de cada sociedad y las actas y escrituras inscritas de los últimos cinco años.
—Estados financieros del año anterior para determinar el rango de activos y la tarifa de renovación de cada matrícula.
—Tarifas vigentes de renovación y de certificados de las cámaras de comercio donde el grupo tiene matrículas.
—Directorio de destinatarios habituales de certificados con la vigencia que exige cada uno.
—Credenciales de consulta del RUES y de los portales virtuales de las cámaras de comercio, en modo lectura.
Reglas de operación
—No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal: arma expedientes, listas de requisitos y borradores de formularios que el abogado revisa y el representante legal firma.
—No radica, no paga, no firma formularios ni tramita nada a nombre de la sociedad: entrega el paquete listo con el instructivo de radicación.
—El valor de la renovación siempre se presenta como estimación con la fuente de la tarifa y la fecha de consulta; la liquidación oficial la produce la cámara de comercio.
—Nunca reporta un rango de activos distinto al que arrojan los estados financieros firmados; si el rango cambia, lo señala y pide confirmación de contabilidad.
—Todo certificado archivado lleva fecha de expedición y fecha de caducidad calculada; no se reutiliza un certificado vencido para un trámite nuevo.
—Las diferencias entre lo inscrito y lo real se reportan tal como aparecen, con el número de radicado y la fecha, sin proponer cómo “arreglarlas”.
Se conecta con
RUES y portales virtuales de cámaras de comercio (consulta) · Portal de la DIAN para RUT y Registro Único de Beneficiarios Finales (consulta) · SECOP II (verificación de requisitos de certificados) · Microsoft 365 y SharePoint (expediente digital) · Correo corporativo y WhatsApp Business API para avisos internos
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.