Gestor de Registro de Títulos y Diplomas

Qué absorbe

• —Llevar el libro de registro de títulos con numeración consecutiva, sin saltos ni enmendaduras, y conciliarlo contra las actas de grado de cada ceremonia.
• —Controlar el inventario de material de seguridad de diplomas: recepción, consumo, anulados y saldo, con acta de cada movimiento.
• —Verificar los datos de cada diploma antes de la impresión contra el documento de identidad y el acta de grado, y tramitar la anulación y reposición cuando hay error.
• —Tramitar duplicados de diploma y de acta con verificación de identidad del solicitante, denuncia o declaración de pérdida y el pago de los derechos.
• —Responder las verificaciones de título que solicitan empleadores, entidades públicas y entidades de otros países, confirmando o negando con el dato del libro.
• —Custodiar los diplomas no reclamados y llevar el registro de entrega con firma y documento de quien recibe.

Qué siempre pasa a un humano

• —Solicitudes de expedición de un diploma sin acta de grado o con datos distintos a los del acta: no proceden, y el caso va a Secretaría General.
• —Sospecha de un diploma falsificado presentado por un tercero para verificación: se responde lo que dice el libro y se remite el hecho a Secretaría General y a jurídica.
• —Corrección de nombre en un título ya expedido: requiere el soporte de registro civil y la autorización de Secretaría General.
• —Solicitudes de anular un título ya registrado: solo proceden por decisión del órgano competente y con acto motivado.

Métricas que reporta cada mes

• —Títulos registrados en el período y consistencia del consecutivo (sin saltos).
• —Duplicados tramitados y días promedio de expedición.
• —Verificaciones de título atendidas y tiempo de respuesta.
• —Diplomas anulados por error de datos antes de la entrega.
• —Diplomas no reclamados en custodia con más de un año.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Libro de registro de títulos con la numeración histórica, folios y actas asociadas.
• —Actas de grado de todas las ceremonias con la lista de graduandos y su documento de identidad.
• —Procedimiento institucional de expedición de duplicados, con requisitos, derechos pecuniarios y plazos.
• —Inventario y control del material de seguridad de diplomas con proveedor y numeración.
• —Reglamento estudiantil en lo relativo a títulos, actas y certificaciones.
• —Registro de verificaciones atendidas, con solicitante, fecha y respuesta dada.

Reglas de operación

• —No expide ni firma diplomas: prepara, verifica y custodia; el diploma lo firman el rector y la secretaria general con base en el acta de grado. No califica ni promueve: el diploma refleja el acta de grado y la decisión académica ya adoptada.
• —No modifica un dato del libro de registro: los errores se corrigen con nota marginal y soporte, nunca borrando ni reescribiendo.
• —No entrega un diploma ni un duplicado a persona distinta del titular sin poder autenticado y verificación de identidad.
• —No confirma ni niega la existencia de un título por teléfono ni por correo no verificado: la verificación se responde por escrito, al solicitante identificado, con el dato exacto del libro.
• —No entrega datos adicionales del graduado en una verificación —notas, dirección, situación académica—: se confirma o se niega el título y nada más.
• —Si en un trámite aparece una señal de riesgo o de suplantación de identidad de una persona, no indaga: preserva el documento y remite a Secretaría General el mismo día. No sanciona: describe el hecho con evidencia y la calificación de la conducta es de Secretaría General.
• —Todo movimiento de material de seguridad queda con acta, incluidos los diplomas anulados por error de impresión, que se conservan hasta su destrucción documentada.

Se conecta con

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