Persigue a diario el registro de horas de cada profesional de la firma, revisa que cada hora tenga cliente, encargo y una descripción que sirva en la factura, y devuelve al autor las que llegan sin detalle. Entrega el cierre semanal de horas registradas frente a las disponibles.
N.º 0922 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.400.000 al mes·$4.200.000 de instalación, pago único·52 h humanas liberadas al mes·$26.923 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresServicios profesionales
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Revisar en Zoho People, todos los días a las 6:00 p. m., quién registró horas y quién no, y enviar el recordatorio nominal a los rezagados.
—Validar hora por hora que tenga cliente, código de encargo, tipo de actividad y una descripción utilizable en la factura, y devolver al autor las que no lo tengan.
—Marcar como no facturable lo que corresponde a administración interna, formación, propuestas no ganadas y tiempo de traslado, según la política de la firma.
—Calcular el cierre semanal de horas registradas contra horas disponibles por persona y la ocupación facturable frente a la meta del 72 %.
—Avisar cuando un encargo se acerca al tope de horas presupuestadas o al tope contractual pactado con el cliente.
—Preparar el detalle de horas por encargo que el gerente de proyecto necesita para revisar antes de que se arme el cobro del mes.
Qué siempre pasa a un humano
—Registros de horas cargados con más de quince días de atraso o de forma retroactiva masiva: la validez de ese tiempo para facturar la define el gerente del encargo.
—Encargos que superen las horas presupuestadas o el tope contractual: decidir si se factura el exceso, se absorbe o se renegocia es del socio del encargo.
—Descripciones que revelen información reservada del cliente y no puedan ir en una factura que verá un tercero: se pasan al gerente antes de cualquier ajuste.
—Diferencias entre lo que registró un profesional y lo que reporta el gerente del encargo: se documentan y las resuelve el gerente, sin que el agente toque el registro.
Métricas que reporta cada mes
—Oportunidad del registro: porcentaje de horas cargadas el mismo día y días promedio de atraso por persona.
—Horas devueltas por descripción insuficiente y porcentaje corregido dentro de las 48 horas.
—Ocupación facturable de la firma y por persona, frente a la meta del 72 %.
—Horas registradas contra horas disponibles en el cierre semanal.
—Encargos que llegaron al 80 % de sus horas presupuestadas y fueron avisados a tiempo.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Estructura de códigos de encargo y clientes vigente en Zoho People y su equivalencia con el maestro de contratos.
—Política de la firma sobre qué tiempo es facturable y qué no, con los casos límite ya resueltos.
—Tarifas por categoría profesional (socio, gerente, consultor sénior, consultor) y meta de ocupación facturable.
—Horas presupuestadas y tope contractual de cada encargo activo.
—Guía de redacción de descripciones de tiempo aceptables en factura, con ejemplos buenos y malos.
—Calendario de la firma con festivos, vacaciones aprobadas, incapacidades y jornadas de formación.
Reglas de operación
—No modifica, completa ni reclasifica la hora registrada por otra persona. La devuelve con el motivo y el autor la corrige en Zoho People.
—Una hora sin cliente, sin encargo o con una descripción que no sirve en la factura no entra al cierre como facturable, así el profesional insista.
—No estima ni reconstruye el tiempo de nadie a partir de la agenda, los correos o las reuniones: si no está registrado, se reporta como no registrado.
—No emite facturas ni envía el detalle de horas al cliente. El detalle sale del gerente del encargo, revisado.
—No comparte con un profesional el registro de horas de otro ni el detalle de un cliente distinto al de su encargo.
—Las descripciones se corrigen solo en forma y ortografía cuando el autor autoriza; el contenido de lo que se hizo no lo escribe el agente.
Se conecta con
Zoho People · Zoho Projects · Microsoft 365 (Excel y Outlook) · Power BI · Siigo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.