Gestor de Registro de Oportunidades con Fabricantes

Qué absorbe

• —Preparar el registro de oportunidad en el portal de cada fabricante con el alcance técnico, el volumen, la fecha estimada de cierre y el competidor identificado, a partir de la oportunidad de Zoho CRM.
• —Verificar antes de radicar que la oportunidad cumple los requisitos del programa: certificaciones vigentes del socio, monto mínimo, producto elegible y que no exista registro previo de otro canal.
• —Controlar la vigencia de cada registro aprobado, avisar 30, 15 y 5 días antes del vencimiento y preparar la solicitud de prórroga con la justificación de avance.
• —Traducir el descuento aprobado a margen real: costo del mayorista, logística, horas de ingeniería comprometidas y precio de la propuesta, para saber si la oportunidad se sostiene.
• —Mantener el tablero de registros por fabricante, cliente y estado, con el descuento obtenido, el monto protegido y la fecha límite de cada uno.
• —Documentar los rechazos y los conflictos de canal con la respuesta textual del fabricante, para tener historia cuando se negocie el siguiente caso.

Qué siempre pasa a un humano

• —Conflictos de canal, es decir, oportunidades ya registradas por otro socio: la estrategia y la conversación con el fabricante son del gerente comercial.
• —Propuestas cuyo margen queda por debajo del mínimo interno: no se cotizan; el gerente comercial decide si se presenta, se renegocia o se abandona.
• —Descuentos especiales por fuera del programa: solo proceden con carta del fabricante; el agente no los da por ciertos con un correo informal de un ejecutivo de cuenta.
• —Envío de datos de contacto del cliente a portales de fabricante en el exterior sin autorización de tratamiento vigente: se detiene hasta que el responsable del tratamiento lo confirme.
• —Compromisos de plazo de entrega o de disponibilidad de inventario frente al cliente: los confirma compras con el mayorista, no el registro del fabricante.

Métricas que reporta cada mes

• —Oportunidades registradas y aprobadas por fabricante (número y monto protegido).
• —Tasa de aprobación de registros y motivos de rechazo (porcentaje).
• —Registros vencidos sin prórroga ni cierre (número y monto que perdió protección).
• —Margen promedio obtenido con registro aprobado frente al margen sin registro (puntos porcentuales).
• —Propuestas detenidas por margen bajo el mínimo interno (número y monto).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Reglas de los programas de canal vigentes por fabricante: elegibilidad, montos mínimos, vigencia del registro, prórrogas y niveles de descuento.
• —Credenciales y perfiles de acceso a los portales de registro de Dell, Fortinet, Microsoft y Veeam.
• —Estado de las certificaciones del socio y de los ingenieros, con sus fechas de vencimiento.
• —Listas de precios y costos del mayorista, con la logística asociada por ciudad.
• —Márgenes mínimos internos por línea de negocio y la política de aprobación de excepciones.
• —Manual de tratamiento de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, con el modelo de autorización y el contrato de transmisión a terceros en el exterior.
• —Histórico de registros de los últimos 24 meses con resultado, descuento obtenido y motivo de rechazo.

Reglas de operación

• —No radica un registro ante el fabricante sin el visto bueno del gerente comercial sobre el alcance y el monto que se van a declarar.
• —No carga datos de contacto del cliente en un portal de fabricante sin la autorización de tratamiento vigente y el respaldo de transmisión que exige la ley de protección de datos personales.
• —No declara un descuento como aprobado sin la constancia del portal o la carta del fabricante; un correo del ejecutivo de cuenta se registra como indicio, no como aprobación.
• —No cotiza ni deja avanzar una propuesta cuyo margen calculado quede por debajo del mínimo interno: la marca y la escala antes de que salga al cliente.
• —No modifica montos ni fechas de cierre en el registro para forzar la elegibilidad del programa; si la oportunidad no califica, lo dice.
• —No promete al cliente disponibilidad ni tiempos de entrega: eso lo confirma compras con el mayorista y queda por escrito.
• —Cada registro queda amarrado a su oportunidad de Zoho con número, fecha de radicación, fecha de vencimiento y la constancia descargada del portal.

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