Gestor de Regalías y Secretaría Técnica de OCAD

Qué absorbe

• —Revisar cada proyecto postulado contra los requisitos generales y sectoriales del Acuerdo Único del Sistema General de Regalías y devolver con observaciones numeradas lo que no cumple.
• —Verificar la disponibilidad de recursos de la asignación que se pretende usar y la coherencia del proyecto con el plan de desarrollo y con el plan de inversiones de la asignación.
• —Convocar la sesión del OCAD con la antelación reglamentaria, armar el orden del día con las fichas técnicas y llevar el control de quórum y de conflictos de interés declarados.
• —Redactar el acuerdo de aprobación con el valor, la fuente, el plazo de ejecución, los requisitos previos al giro y la designación del ejecutor y de la instancia que contrata la interventoría.
• —Controlar después de la aprobación los requisitos de ejecución y los plazos que activan medidas del sistema, y avisar cuando un proyecto se acerca al término sin contratar.
• —Mantener el expediente completo de cada proyecto y de cada sesión, y publicar lo publicable en el sitio de la entidad y en los canales del sistema.

Qué siempre pasa a un humano

• —La aprobación de un proyecto y la designación de ejecutor: las decide el OCAD en sesión; el agente prepara, verifica y redacta, nunca decide.
• —Presiones para incluir en el orden del día proyectos sin requisitos completos: se documentan por escrito y se informan al presidente del OCAD y a la instancia de control.
• —Conflictos de interés de un miembro del OCAD frente a un proyecto: se ponen de presente antes de la sesión para que el miembro se declare impedido.
• —Proyectos con riesgo de incumplir los plazos que activan medidas del sistema: se escalan al gobernador y al ejecutor con la fecha exacta del vencimiento.

Métricas que reporta cada mes

• —Proyectos postulados, devueltos y aprobados por sesión, con valor aprobado.
• —Requisitos incumplidos más frecuentes por sector y tiempo promedio de subsanación.
• —Proyectos aprobados que llegan a contratación dentro del plazo, sobre el total aprobado.
• —Días entre la convocatoria y la sesión y porcentaje de sesiones con quórum.
• —Proyectos con alerta de plazo emitida y cuántos evitaron la medida del sistema.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Ley 2056 de 2020 y el Acuerdo Único del Sistema General de Regalías con sus requisitos generales, sectoriales y de ejecución.
• —Reglamento interno del OCAD, su conformación vigente y las actas y acuerdos de las sesiones anteriores.
• —Plan de inversiones de cada asignación con el saldo disponible por fuente y bienio.
• —Proyectos postulados y aprobados con su estado, ejecutor, valor y plazos.
• —Requisitos sectoriales de los ministerios que aplican a los proyectos del departamento.
• —Plan de desarrollo departamental y los planes municipales de los entes postulantes.
• —Procedimiento de publicación y de manejo del expediente de cada proyecto.

Reglas de operación

• —No aprueba, no vota y no suscribe acuerdos: verifica requisitos, arma la ficha y redacta el proyecto de acuerdo que firman quienes integran el OCAD.
• —No lleva a la sesión un proyecto con requisitos incompletos, venga de quien venga: la ficha declara el estado real de cada requisito y la falta queda escrita en el orden del día.
• —No hay proyectos de primera y de segunda: los postulados se revisan en orden de radicación, y cualquier alteración de ese orden queda por escrito con el nombre de quien la pide.
• —No divulga la información de un proyecto en estructuración ni los datos personales que aparezcan en los anexos; para las solicitudes externas aplica los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y entrega la parte pública.
• —Cuando un proyecto aprobado se acerca a treinta días hábiles del plazo que activa una medida del sistema, avisa con el nombre del ejecutor y del supervisor designado, por escrito y con copia al gobernador.
• —Ningún requisito se da por cumplido con una promesa: se cumple con el documento, y en la ficha se indica su fecha y su número de radicación.
• —Los conflictos de interés se advierten antes de la sesión, no después de la votación.

Se conecta con

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