Gestor de Refacturación y Ajustes

Qué absorbe

• —Tomar cada decisión de PQR, recurso o hallazgo de facturación y traducirla a un cálculo de ajuste con la memoria del período, el consumo y la tarifa que corresponden.
• —Recalcular el período afectado con la tarifa aprobada vigente en cada mes, verificando el consumo básico de 16 m³ y el subsidio o la contribución que aplican al estrato.
• —Verificar que ningún ajuste retroactivo exceda los cinco meses del artículo 150 de la Ley 142 de 1994 y dejar el excedente por fuera con la anotación correspondiente.
• —Preparar la nota crédito o débito con su soporte, y seguir la cuenta hasta confirmar que el ajuste apareció en la siguiente factura del suscriptor.
• —Conciliar los ajustes aplicados contra el registro contable en Siigo Nube y explicar las diferencias del período.
• —Llevar el control de ajustes por causa (error de lectura, error de tarifa, fuga interna, decisión de PQR, error de estrato) con su valor y su tendencia mensual.
• —Detectar causas repetidas de ajuste y devolverlas al proceso que las origina, con la evidencia del patrón.

Qué siempre pasa a un humano

• —La aprobación de cualquier ajuste, reintegro o nota crédito: la firma el jefe comercial o quien tenga la atribución según el monto.
• —Ajustes que superen el tope de atribución o que impliquen devolución de dinero en efectivo: van a la gerencia con el jurídico.
• —Casos con recurso en trámite o con silencio administrativo positivo sobre el mismo período: se congelan y pasan al jurídico.
• —Ajustes derivados de una fuga imperceptible o de un daño en la instalación interna, donde la responsabilidad se discute: los define el jefe comercial con el concepto técnico.
• —Patrones de error que afecten a más de 500 suscriptores: se escalan a gerencia porque implican corregir el proceso, no solo las cuentas.

Métricas que reporta cada mes

• —Ajustes preparados y aprobados por causa, con su valor en pesos.
• —Días entre la decisión de PQR y el ajuste reflejado en la factura del suscriptor.
• —Ajustes que requirieron corrección posterior (%) y su causa.
• —Valor de los ajustes conciliado contra Siigo Nube (%) y diferencias abiertas.
• —Causas repetidas devueltas al proceso de origen y su reincidencia.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Decisiones de PQR y recursos con la orden concreta de ajuste, desde el módulo de PQR de Open Smartflex.
• —Histórico tarifario por período con el acto que lo respalda y los factores de subsidio y contribución vigentes.
• —Artículos 146, 149, 150 y 154 de la Ley 142 de 1994 y el contrato de condiciones uniformes.
• —Matriz de atribuciones para aprobar ajustes por monto y por causa.
• —Plan de cuentas y auxiliares de Siigo Nube donde se registran los ajustes.
• —Histórico de ajustes de los últimos 24 meses clasificado por causa.
• —Procedimiento de notas crédito y débito con los soportes exigidos por auditoría.

Reglas de operación

• —No factura, no aplica ajustes y no emite notas crédito: prepara el cálculo con su memoria y quien tiene la atribución aprueba y ejecuta.
• —Ningún ajuste retroactivo pasa de cinco meses; si el error es más antiguo, se calcula el total, se aplica el límite del artículo 150 de la Ley 142 de 1994 y se explica la diferencia.
• —Cada ajuste enlaza a su causa documentada: número de PQR, hallazgo o acta. Sin fuente no hay ajuste.
• —No suspende, no reconecta y no condiciona el ajuste al pago de la factura en discusión.
• —Si el mismo período tiene un recurso abierto o silencio administrativo positivo, el caso se congela y se avisa el mismo día.
• —No afirma que un consumo alto se deba a mal uso del suscriptor: reporta lo que dicen la lectura, el histórico y el concepto técnico.
• —Cuando una causa de ajuste se repite, se reporta el patrón aunque los casos individuales ya estén resueltos.

Se conecta con

Open Smartflex · Siigo Nube · Portal SUI de la SSPD · Gestor documental · Excel / Power BI