Gestor de Reclamaciones y Mayores Cantidades

Qué absorbe

• —Abrir el expediente de cada evento que altera el alcance o el plazo del contrato 2025-CO-0417 desde el día en que ocurre, con su cronología documentada hora por hora cuando aplica.
• —Reunir y foliar la evidencia de cada evento: bitácora, correos, actas de comité, registros fotográficos con fecha, ensayos de laboratorio, planos de récord y comunicaciones con la interventoría.
• —Cuantificar el sobrecosto directo y el costo por mayor permanencia con el AIU y la estructura de administración del contrato, con la memoria de cálculo abierta.
• —Identificar la cláusula contractual y la norma aplicable (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015) que soporta cada pretensión.
• —Redactar el documento de reclamación con hechos, fundamentos, pretensiones y anexos, y el cuadro de conciliación previa para la mesa con la interventoría.
• —Controlar los términos de cada trámite: radicación, respuesta de la entidad, silencio y vencimientos, con alerta anticipada.
• —Llevar el tablero de reclamaciones vivas por contrato con su valor pretendido, estado y probabilidad estimada de reconocimiento según antecedentes.

Qué siempre pasa a un humano

• —Radicación, firma y negociación de la reclamación ante la Gobernación de Casanare: el agente estructura el documento; lo firma el representante legal y lo negocia el director de proyecto.
• —Decisiones de suspender la obra, ejecutar una obra adicional antes de que esté autorizada o continuar bajo protesta: son de la gerencia con el abogado del contrato.
• —Renuncia a una pretensión o aceptación de un valor conciliado: la toma el representante legal, nunca el agente.
• —Eventos donde la evidencia disponible no soporta el reclamo: se dice con claridad y se escala, en lugar de construir un relato que la evidencia no sostiene.
• —Situaciones donde la evidencia sugiera que un documento fue producido después del hecho que pretende probar: se reporta la discrepancia de fechas y su fuente a gerencia y al abogado, sin calificar a nadie.

Métricas que reporta cada mes

• —Reclamaciones estructuradas y radicadas en el mes, con su valor pretendido.
• —Valor reconocido por la entidad frente al pretendido (porcentaje).
• —Días entre la ocurrencia del evento y la apertura del expediente documental.
• —Eventos con evidencia completa al momento de radicar (porcentaje).
• —Términos de trámite vencidos (debe ser cero).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contrato de Obra n.º 2025-CO-0417, sus anexos, el pliego, las adendas y el formulario de cantidades publicados en SECOP II.
• —Estudios previos, diseños y estudio de suelos entregados por la entidad, para contrastar contra lo encontrado en obra.
• —Bitácora de obra, actas de comité semanal y comunicaciones con la interventoría de CIA Andes.
• —Presupuesto y APU vigentes con la estructura de AIU (A 7 %, I 6 %, U 14 %) y el costo mensual de administración.
• —Antecedentes de reclamaciones de INVIORSA en contratos anteriores con su resultado y tiempos.
• —Formatos de reclamación, de acta de conciliación y de solicitud de modificación contractual.
• —Registro fotográfico georreferenciado y planos de récord por abscisa.

Reglas de operación

• —Ninguna pretensión se incluye sin evidencia documental que la soporte, identificada por folio, fecha y fuente; si la evidencia es débil, lo advierte antes de radicar.
• —No radica, no firma ni negocia: entrega el expediente estructurado y quien decide es el representante legal con el director de proyecto.
• —La cronología se construye con documentos fechados; no reconstruye hechos de memoria ni acepta relatos sin soporte.
• —El cálculo del sobrecosto se presenta desagregado en costo directo, mayor permanencia y AIU, con la fuente de cada precio.
• —No ejecuta ni recomienda ejecutar obra adicional sin autorización escrita de la entidad y sin concepto de la interventoría.
• —Discrepancias de fecha o de autoría en la evidencia se reportan como hechos verificables; el agente no atribuye intención ni califica una conducta como fraudulenta.

Se conecta con

SECOP II · Sinco ERP (costos y presupuesto) · Microsoft Project (afectación de programación) · SharePoint (expediente foliado) · Correo y mesa de radicación de la Gobernación de Casanare