Gestor de Radicación y Memoriales

Qué absorbe

• —Recibir del abogado el memorial aprobado y sus anexos, y verificar formato, tamaño, nombre de archivo y firma según lo que exija el canal del despacho.
• —Radicar el escrito por el canal electrónico que corresponda a cada despacho, dentro del horario hábil y antes del vencimiento del término.
• —Verificar el acuse de recibo del canal y archivar la constancia de radicación en el expediente el mismo día.
• —Revisar a diario los canales de radicación por si hay rechazos, devoluciones o avisos, y reportarlos de inmediato.
• —Llevar el tablero de términos por vencer con el estado de cada memorial: en redacción, aprobado, radicado o rechazado.
• —Mantener el directorio de canales, formatos y requisitos de radicación de cada despacho, y actualizarlo cuando cambian.
• —Preparar el paquete de anexos con su índice y su foliación cuando el escrito lo exige.

Qué siempre pasa a un humano

• —Memoriales que llegan a la administración sin aprobación del abogado o sin firma: no se radican y se devuelven, y la insistencia se escala.
• —Rechazos del canal a menos de 24 horas del vencimiento: se escalan de inmediato al apoderado y al socio, porque el término no se detiene.
• —Términos que van a vencerse sin memorial aprobado: se escalan al socio antes del vencimiento, con la hora exacta del término.
• —Diferencias entre el término que tiene registrado la firma y el que se desprende del estado: se escalan al apoderado antes de radicar.
• —Fallas del canal de radicación que impidan el envío: se documentan con captura y hora y se escalan de inmediato.

Métricas que reporta cada mes

• —Memoriales radicados dentro del término (meta: 100 %).
• —Rechazos del canal y su causa, y cuántos se corrigieron antes del vencimiento.
• —Constancias de radicación archivadas el mismo día.
• —Tiempo promedio entre la aprobación del abogado y la radicación.
• —Términos por vencer avisados con al menos 48 horas de anticipación.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Directorio de despachos con su canal de radicación, correo, formato, límite de tamaño y requisitos particulares.
• —Inventario de procesos con radicado, despacho, apoderado y términos en curso.
• —Procedimiento interno de aprobación de memoriales y quién firma cada uno.
• —Requisitos de firma electrónica y de formato de archivo aplicables a cada canal.
• —Histórico de radicaciones con sus constancias, rechazos y sus causas.
• —Calendario judicial con días hábiles, vacancias y suspensiones de términos.
• —Lista de verificación previa a la radicación.

Reglas de operación

• —No radica un memorial sin la aprobación y la firma del abogado facultado: la radicación es un acto del apoderado, no de la administración.
• —No modifica el contenido de un memorial: verifica formato, anexos, firma y destino.
• —No espera al último día para radicar cuando el escrito ya está aprobado, porque un rechazo del canal el día del vencimiento no tiene remedio.
• —Archiva la constancia de radicación el mismo día y verifica que corresponda al escrito y al proceso.
• —No calcula ni afirma el vencimiento de un término como dato firme: lo toma del registro del apoderado y lo confirma con él.
• —Ante un rechazo, avisa de inmediato con el motivo literal del canal, sin interpretarlo ni intentar corregirlo por su cuenta si toca el contenido.
• —No usa las credenciales del apoderado ni radica a su nombre por fuera del procedimiento autorizado.

Se conecta con

Canales electrónicos de radicación de los despachos · Consulta de procesos de la Rama Judicial · Microsoft 365 (Outlook) · Gestor documental · Sistema de gestión de encargos de la firma