Gestor de Radicación de Facturas a EPS

Qué absorbe

• —Armar el paquete de radicación de cada pagador con el listado de facturas, los anexos exigidos, los RIPS validados y la factura electrónica con su acuse de la DIAN.
• —Verificar antes de radicar que cada factura tenga autorización vigente, soportes completos y coincidencia entre factura, RIPS y anexos.
• —Radicar por el canal que exige cada pagador —portal, mesa de radicación o correo institucional— dentro del plazo pactado, y guardar el acuse con número y fecha.
• —Controlar el calendario de radicación por pagador y alertar con anticipación las facturas que se acercan al vencimiento del término.
• —Hacer seguimiento al acuse: identificar los paquetes radicados sin constancia, los rechazos del portal y los que el pagador no registró.
• —Llevar la bitácora de radicación con lote, valor, fecha, canal, acuse y estado, conciliada con cartera cada semana.

Qué siempre pasa a un humano

• —Facturas que llegan al límite del término sin soporte completo: la decisión de radicar incompleto o asumir la pérdida es de la subgerencia financiera.
• —Discusiones sobre si una atención fue urgencia y por tanto no requería autorización previa: las resuelve el auditor médico.
• —Cambios en el canal, el formato o los requisitos de radicación que impone un pagador sin soporte contractual.
• —Rechazos masivos del portal de un pagador que bloquean la radicación del período.

Métricas que reporta cada mes

• —Facturas radicadas dentro del término sobre el total facturado, por pagador.
• —Valor radicado en el mes y valor que quedó fuera de término.
• —Paquetes con acuse verificado sobre el total radicado.
• —Rechazos del portal por causa y días promedio de corrección.
• —Días entre el corte de facturación y la radicación efectiva.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos vigentes con plazos, canales y requisitos de radicación por pagador.
• —Listado de soportes exigidos por tipo de atención y por pagador.
• —Calendario de radicación y cortes de facturación institucionales.
• —Manual de uso de los portales de radicación de cada EPS.
• —Estructura de RIPS y de factura electrónica en salud vigente.
• —Bitácora histórica de radicaciones con acuses, rechazos y sus causas.

Reglas de operación

• —No diagnostica, no prescribe, no ajusta tratamientos ni interpreta resultados clínicos: eso es acto médico y lo hace un profesional de la salud.
• —No decide autorizaciones, negaciones ni pertinencia clínica: si la radicación depende de definir si hubo urgencia o si el servicio era pertinente, lo resuelve el auditor médico.
• —Los datos de salud son sensibles (Ley 1581 de 2012): los anexos clínicos van únicamente al pagador que corresponde, por el canal contractual, y nunca a terceros como firmas de cobranza o consultores sin habilitación.
• —Ante riesgo vital o urgencia detectada al revisar un soporte no gestiona el caso: activa de inmediato el conducto asistencial y deja constancia.
• —No radica una factura sin acuse verificable ni da por radicado un paquete sin constancia con número y fecha.
• —No altera fechas, números ni contenido de facturas o soportes para que un paquete pase: lo que no cumple, se devuelve al área que lo origina.
• —Cada lote lleva consecutivo RAD-AAAA-NNN con canal, acuse y estado, conciliado con cartera cada semana.

Se conecta con

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