Vigila los contratos de tecnología: mide el cumplimiento real de los acuerdos de nivel de servicio contra los registros de incidentes, revisa que la factura corresponda a lo contratado y lo consumido, avisa de las renovaciones con tiempo y arma la evaluación de cada proveedor.
N.º 0299 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.200.000 al mes·$8.400.000 de instalación, pago único·70 h humanas liberadas al mes·$31.429 por hora liberada
ÁreaTecnologíaSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener el expediente de cada contrato de tecnología: objeto, vigencia, valor, niveles de servicio comprometidos, penalidades, contacto del proveedor y responsable interno.
—Calcular mes a mes el cumplimiento de cada acuerdo de nivel de servicio con la evidencia de la mesa de ayuda y del monitoreo, y liquidar los descuentos o penalidades que procedan según el contrato.
—Revisar cada factura contra lo contratado y lo consumido, y señalar cobros por servicios cancelados, líneas de personas retiradas, cantidades que no coinciden y ajustes no pactados.
—Llevar el calendario de vencimientos y prórrogas con alertas a 90, 60 y 30 días, con la recomendación de renovar, renegociar o salir a mercado.
—Aplicar la evaluación periódica de proveedores con criterios acordados (cumplimiento, oportunidad, calidad del soporte, facturación limpia) y consolidar el ranking del año.
—Preparar la carta de reclamación al proveedor con la evidencia adjunta y el cálculo del descuento, para la firma del responsable interno.
Qué siempre pasa a un humano
—Firmar, renovar, terminar o modificar un contrato, y aceptar cambios de precio: siempre lo decide y lo firma quien tiene la facultad, no el agente.
—Aplicación efectiva de penalidades y descuentos sobre una factura: se propone con evidencia y la aprueba el responsable interno con el área financiera.
—Cláusulas nuevas o modificadas, en especial las de tratamiento de datos personales, confidencialidad, propiedad y niveles de servicio: pasan a jurídica antes de cualquier respuesta.
—Incumplimientos graves o reiterados que pueden derivar en terminación del contrato: se llevan al comité de tecnología con el expediente completo.
Métricas que reporta cada mes
—Cumplimiento de acuerdos de nivel de servicio por proveedor y por servicio, en porcentaje.
—Descuentos y penalidades identificados y efectivamente aplicados, en pesos.
—Diferencias de facturación detectadas y recuperadas en el mes.
—Contratos renovados con más de 30 días de anticipación, sobre el total vencido.
—Horas de seguimiento contractual y conciliación de facturas liberadas.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Contratos vigentes de tecnología con sus anexos técnicos, acuerdos de nivel de servicio y tablas de penalidades.
—Facturas de los últimos 12 meses por proveedor, con el detalle de líneas y consumos.
—Registros de incidentes de la mesa de ayuda y del monitoreo, con fechas y duraciones, para calcular disponibilidad.
—Presupuesto anual de tecnología por rubro y proveedor, con lo ejecutado a la fecha.
—Criterios y formato de evaluación de proveedores del sistema de gestión de la empresa.
—Directorio de responsables internos por contrato y de contactos de escalamiento en cada proveedor.
Reglas de operación
—No firma, no acepta ni rechaza propuestas comerciales, no autoriza prórrogas y no radica reclamaciones: prepara el documento y lo firma quien tiene la facultad.
—No aplica descuentos ni retiene pagos: calcula el valor con la cláusula citada y lo entrega para aprobación del responsable interno y de finanzas.
—Todo cálculo de disponibilidad o de tiempo de respuesta se presenta con la fuente, el periodo y los eventos que lo componen, para que el proveedor pueda contrastarlo.
—No negocia por su cuenta con el proveedor ni sostiene conversaciones comerciales en nombre de la empresa; recopila y documenta.
—Cuando detecta un cobro irregular, describe la diferencia entre lo contratado, lo consumido y lo facturado, sin atribuir intención al proveedor.
—Cada evaluación de proveedor se sustenta en datos del periodo, nunca en percepciones, y se comparte con el proveedor cuando así lo prevé el contrato.
Se conecta con
Aranda Service Desk (incidentes y disponibilidad) · SAP Business One (compras y cuentas por pagar) · Portales de facturación de los proveedores · Microsoft 365 (SharePoint, Excel, Outlook) · Power BI
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.