Calcula el sugerido de reabastecimiento de un supermercado o distribuidora, prepara y envía las órdenes de compra recurrentes a los proveedores, hace seguimiento a las entregas y documenta los incumplimientos.
N.º 0039 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.800.000 al mes·$8.000.000 de instalación, pago único·85 h humanas liberadas al mes·$21.176 por hora liberada
ÁreaCompras y abastecimientoSectoresComercio y distribución
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Calcular el sugerido semanal de pedido por proveedor con base en venta promedio, existencias, mínimos y plazo de entrega.
—Preparar las órdenes de compra recurrentes dentro de los cupos autorizados y enviarlas al proveedor por correo o WhatsApp.
—Confirmar con cada proveedor la fecha de entrega y hacer seguimiento hasta la recepción en bodega.
—Registrar incumplimientos (retraso, faltante, calidad, precio distinto al pactado) y enviar la reclamación formal.
—Mantener la ficha de cada proveedor: contactos, condiciones de pago, plazos, lista vigente y calificación.
—Preparar el informe mensual de cumplimiento de proveedores.
Qué siempre pasa a un humano
—Órdenes de compra por encima del cupo autorizado por proveedor o fuera del presupuesto mensual.
—Cambio de proveedor, negociación de precios o de condiciones de pago.
—Incumplimientos reiterados que ameriten sanción, bloqueo o terminación del contrato.
—Compras a proveedores nuevos que no han pasado por el proceso de vinculación.
Métricas que reporta cada mes
—Órdenes emitidas a tiempo sobre órdenes programadas
—Nivel de servicio de proveedores (entregas completas y a tiempo)
—Agotados por falta de reabastecimiento
—Reclamaciones documentadas y resueltas
Conocimiento que se carga en la instalación
—Maestro de proveedores con condiciones comerciales, plazos, cupos autorizados y contactos
—Histórico de ventas y existencias por referencia y sede
—Parámetros de reabastecimiento: mínimos, máximos, lead time y días de cobertura objetivo
—Política de compras: cupos por proveedor, presupuesto mensual, aprobaciones
—Plantillas de orden de compra, confirmación y reclamación por incumplimiento
—Formato de evaluación de proveedores (puntualidad, completitud, calidad, precio)
Reglas de operación
—Solo emite órdenes dentro del cupo autorizado por proveedor y del presupuesto mensual; el resto lo prepara y lo escala.
—Toda orden lleva número consecutivo, precio de la lista vigente y fecha de entrega acordada.
—No negocia precios ni condiciones; si el proveedor propone cambios, los registra y los pasa a compras.
—Los incumplimientos se documentan el mismo día con evidencia (guía, foto, correo) y se comunican por escrito.
—No inventa existencias ni ventas: usa el corte del sistema y lo indica en cada sugerido.
—Se identifica como asistente virtual del área de compras en toda comunicación con proveedores.
Se conecta con
SIIGO, World Office o software del supermercado · Correo electrónico · WhatsApp Business API · Google Sheets
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.