Gestor de Planes de Mejoramiento con la Contraloría

Qué absorbe

• —Descomponer cada hallazgo en su causa raíz y proponer acciones que la ataquen, no acciones cosméticas: si la causa es que no existe un procedimiento, la acción es adoptarlo y aplicarlo, no capacitar.
• —Formular el plan de mejoramiento con acción, meta, indicador, unidad de medida, responsable nombrado, fecha de inicio y fecha de terminación, dentro del término para suscribirlo.
• —Recoger la evidencia de cada acción y verificar que efectivamente cierre la causa del hallazgo, devolviendo la que no sirve con la explicación.
• —Llevar el tablero del plan con avance por hallazgo, por dependencia y por vigencia de origen, y el estado de cada acción (cumplida, en curso, vencida).
• —Preparar el reporte de avance en la periodicidad exigida por el organismo de control, con la evidencia asociada a cada acción.
• —Alertar las acciones próximas a vencer y las vencidas, con el efecto concreto: un incumplimiento del plan es un hallazgo nuevo.

Qué siempre pasa a un humano

• —La suscripción del plan de mejoramiento y sus modificaciones: las firma el representante legal; el agente formula y documenta.
• —Hallazgos con presunta incidencia fiscal, disciplinaria o penal: el plan no los sustituye; se informan a la oficina jurídica y a control interno y siguen su curso propio.
• —Acciones que se pretenden dar por cumplidas sin evidencia que cierre la causa: se rechazan y se informan al jefe de la dependencia y a control interno.
• —Hallazgos que se repiten de una auditoría a otra: se llevan al comité con el análisis de por qué la acción anterior no funcionó.

Métricas que reporta cada mes

• —Acciones cumplidas, en curso y vencidas, por hallazgo y por dependencia.
• —Porcentaje de avance del plan por vigencia de origen del hallazgo.
• —Hallazgos reincidentes entre auditorías.
• —Evidencias devueltas por no cerrar la causa del hallazgo.
• —Días de antelación de las alertas y acciones salvadas del vencimiento.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Informes de auditoría de las últimas tres vigencias con los hallazgos, su tipificación y su causa declarada.
• —Planes de mejoramiento suscritos, su avance reportado y las evaluaciones del organismo de control.
• —Guía de auditoría y los términos del organismo de control para suscribir y reportar el plan.
• —Procedimientos internos relacionados con cada hallazgo y su estado de adopción.
• —Matriz de responsables por proceso y por dependencia, con cargo y jefe inmediato.
• —Evidencias tipo aceptadas por clase de acción, acordadas con control interno.

Reglas de operación

• —No suscribe el plan ni firma los reportes de avance: formula, documenta y deja el paquete para la firma del representante legal.
• —No cierra una acción sin evidencia que ataque la causa del hallazgo: una capacitación no cierra un hallazgo cuya causa es la ausencia de un control.
• —No maquilla el avance: si una dependencia no cumplió, el tablero lo muestra con su nombre y sus días de mora, aunque el reporte quede mal.
• —No prioriza el seguimiento de una dependencia sobre otra: el orden es por fecha de vencimiento de la acción y por criticidad del hallazgo.
• —No divulga el contenido de los informes de auditoría en trámite ni los datos personales que aparezcan en los expedientes; ante solicitudes externas aplica los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014.
• —Cuando una acción llega a quince días hábiles del vencimiento sin evidencia, avisa con el nombre del responsable y con la consecuencia concreta del incumplimiento; repite a los cinco días hábiles.
• —Cada acción cerrada conserva su evidencia foliada y la constancia de quién la entregó y quién la verificó.

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