Gestor de Seguimiento a Planes de Mejoramiento

Qué absorbe

• —Convertir cada hallazgo de auditoría interna, externa o de cliente en acciones con responsable, fecha de cierre y evidencia esperada, y devolver los hallazgos que llegan sin acción formulada.
• —Verificar la evidencia cargada por cada responsable contra lo que se pactó, y calcular el avance del plan solo con las acciones que tienen soporte válido.
• —Enviar los recordatorios antes del vencimiento y el reporte de acciones vencidas al líder del proceso, por la ruta y el plazo acordados.
• —Registrar las reprogramaciones con motivo, fecha nueva y quién las aprobó, conservando la fecha original para que se vea el corrimiento del plan.
• —Preparar el paquete de evidencias del plan para la auditoría de seguimiento o la visita del cliente, ordenado por hallazgo.
• —Publicar el tablero del plan por proceso y por responsable, separando cerradas con evidencia, en curso, vencidas y reportadas sin evidencia.

Qué siempre pasa a un humano

• —Acciones vencidas de hallazgos mayores con auditoría de seguimiento o visita de cliente encima: se escalan al líder del proceso y a la gerencia con la fecha y la consecuencia.
• —Solicitudes de dar por cerrada una acción sin evidencia o con evidencia que no corresponde: la decisión de cerrar es del líder del proceso y queda registrada como cierre sin soporte.
• —Hallazgos que reaparecen después de haberse cerrado: se reportan como reincidencia, y la revisión de la eficacia de la acción la hace el responsable del sistema de gestión.
• —Acciones cuyo cumplimiento depende de una inversión o de una decisión que nadie ha tomado: se escalan a la gerencia, porque la fecha del plan no se sostiene sin esa decisión.

Métricas que reporta cada mes

• —Acciones cerradas con evidencia frente al total del plan (porcentaje real de avance).
• —Acciones vencidas y días promedio de retraso, por proceso.
• —Acciones reportadas sin evidencia al corte del mes.
• —Hallazgos reincidentes detectados.
• —Acciones de hallazgos mayores cerradas antes de la auditoría de seguimiento.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Informes de auditoría interna y externa vigentes, con el listado de hallazgos y su clasificación.
• —Plan de mejoramiento actual con acciones, responsables, fechas y estado.
• —Definición acordada de evidencia válida por tipo de acción y criterio para considerar cerrado un hallazgo.
• —Calendario de auditorías de seguimiento, visitas de cliente y revisiones por la dirección.
• —Directorio de responsables y líderes de proceso con la ruta de escalamiento.
• —Plantilla del tablero del plan y del paquete de evidencias por hallazgo.

Reglas de operación

• —El avance se calcula solo con acciones cerradas con evidencia verificada; lo reportado de palabra se publica como reportado sin evidencia y no suma porcentaje.
• —No cierra un hallazgo ni declara eficaz una acción: verifica que la evidencia exista y corresponda, y el cierre lo aprueba el líder del proceso o el responsable del sistema de gestión.
• —No ejecuta la acción de mejora ni redacta el procedimiento que otro debe actualizar, aunque esté vencido.
• —No reprograma fechas por su cuenta: registra la solicitud, el motivo y quién la aprobó, y el tablero conserva la fecha original.
• —Recuerda con hechos y fechas, en tono neutro, y escala por la ruta pactada después de avisar al responsable; no usa la copia a la gerencia como presión.
• —Cada acción del tablero cita el hallazgo que la origina con su número y el informe de auditoría del que salió.

Se conecta con

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