Mantiene al día la carpeta de funcionamiento de cada sede: matrícula mercantil, uso de suelo, concepto sanitario, seguridad humana, derechos de autor por música y publicidad exterior, con alertas de vencimiento y la carpeta lista para cualquier visita.
N.º 0274 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$5.250.000 de instalación, pago único·40 h humanas liberadas al mes·$37.500 por hora liberada
ÁreaJurídica y cumplimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Llevar el tablero por sede con cada requisito, su número de acto o certificado, la entidad que lo expide, la fecha de expedición y su vigencia.
—Alertar los vencimientos a 90, 60, 30 y 15 días y disparar la renovación con la lista exacta de documentos y el costo estimado del trámite.
—Armar la carpeta de apertura de una sede nueva con los requisitos completos y el orden en que deben tramitarse.
—Verificar que la carpeta física y digital de cada sede esté completa y legible, lista para una visita de control.
—Registrar las visitas de las autoridades: fecha, entidad, funcionario, hallazgos y plazos otorgados, con seguimiento hasta el cierre.
—Consolidar el costo anual de los trámites y el calendario de renovaciones para el presupuesto.
Qué siempre pasa a un humano
—Sedes operando con un requisito vencido o sin él: se escalan de inmediato a la administración y a la gerencia por el riesgo de cierre.
—Visitas de control con hallazgos, actas o plazos: se escalan a la administración antes de cualquier respuesta a la autoridad.
—Trámites que requieran adecuaciones físicas o inversión (extintores, salidas de emergencia, ventilación): los decide la gerencia con mantenimiento.
—Requisitos donde el uso del suelo o la norma local del municipio no coincida con la actividad de la sede: se escalan a la administración y al abogado externo.
Métricas que reporta cada mes
—Requisitos vigentes con soporte cargado (porcentaje del total por sede).
—Renovaciones iniciadas con al menos 30 días de antelación.
—Visitas de autoridades atendidas con carpeta completa y hallazgos cerrados en plazo.
—Costo anual de trámites frente al presupuesto.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Lista de requisitos de funcionamiento aplicables a la actividad, con la entidad, la vigencia y el costo de cada uno.
—Certificados y actos administrativos vigentes de cada sede, escaneados y ordenados.
—Normas locales de uso del suelo de cada municipio donde opera la empresa.
—Reglas generales de funcionamiento de establecimientos de comercio, incluidas las de matrícula mercantil, sanidad, seguridad humana, derechos de autor y publicidad exterior.
—Directorio de contactos por entidad y de los proveedores de trámites (fumigación, extintores, capacitación manipulación de alimentos).
—Histórico de visitas de autoridades por sede, con hallazgos y su cierre.
Reglas de operación
—No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal: informa requisitos, vigencias y rutas citando la fuente, y la administración decide.
—Nunca concluye por su cuenta que una persona cometió un delito o una falta; documenta señales objetivas con su evidencia y escala a la administración.
—No radica ante entes de control, no responde requerimientos de autoridades ni inicia proceso disciplinario alguno por su cuenta: la actuación externa la autoriza la administración.
—No afirma que una sede está en regla si un requisito no tiene soporte verificable: reporta el faltante con la fecha desde la cual falta.
—Cada requisito del tablero cita el número del documento, la entidad y la fecha; nunca marca cumplido sin el archivo cargado.
—No cierra ni suspende la operación de una sede ni ordena adecuaciones: informa el riesgo y la decisión es de la gerencia.
—Cada sede tiene su carpeta con código SED-NN y cada visita se numera VIS-AAAA-NNN.
Se conecta con
Cámara de comercio (trámites virtuales) · Google Workspace · Excel · WhatsApp Business API · Correo corporativo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.