Mantiene vivo el inventario de lo que el integrador dejó instalado en cada cliente —serial, ubicación, cobertura de garantía y fecha de reemplazo—, tramita las garantías y devoluciones ante el fabricante y arma el plan anual de renovación con los equipos que quedaron fuera de soporte.
N.º 0745 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.950.000 al mes·$7.800.000 de instalación, pago único·80 h humanas liberadas al mes·$24.375 por hora liberada
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ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Conciliar cada mes la matriz de parque instalado contra las facturas de World Office, las actas de entrega y el inventario que reporta el fabricante en su portal, y corregir seriales duplicados, sedes erradas y equipos fantasma.
—Consultar en Dell TechDirect y en FortiCare la cobertura vigente de cada serial (tipo de soporte, fecha de vencimiento, respuesta comprometida) y actualizar la matriz con la fecha de la consulta.
—Alertar con 90, 60 y 30 días de anticipación los vencimientos de soporte y las declaraciones de fin de vida del fabricante, agrupados por cliente y por sede.
—Abrir y perseguir las devoluciones por garantía: diagnóstico previo, número de caso del fabricante, guía de despacho, repuesto en tránsito y confirmación de recibo firmada por el cliente.
—Llevar el estado de los equipos de reemplazo en préstamo mientras dura la garantía y reclamarlos cuando el equipo original vuelve operativo.
—Construir el plan anual de renovación tecnológica por cliente: equipos fuera de soporte, riesgo asociado, costo de repotenciación frente a reemplazo y orden sugerido de ejecución.
Qué siempre pasa a un humano
—Reclamaciones de garantía que el fabricante rechaza y que el cliente insiste en cobrarle al integrador: la decisión de asumir el costo es del gerente comercial.
—Equipos que aparecen instalados y no tienen factura ni acta de entrega: se reportan al gerente de proyectos antes de tocar la matriz, porque puede haber un faltante de inventario.
—Bajas de activos y disposición final de equipos retirados: el agente prepara el listado, la baja la autoriza el cliente y la firma su responsable de activos.
—Fallas repetidas del mismo modelo en más de tres clientes: se llevan al ingeniero de preventa y al fabricante como posible defecto de lote, no se tratan caso por caso.
—Equipos con almacenamiento que sale del sitio del cliente por garantía: se detiene el despacho hasta que el cliente decida sobre el borrado seguro o la retención del disco.
Métricas que reporta cada mes
—Exactitud del inventario: activos conciliados contra factura y acta, en porcentaje del parque total.
—Equipos con cobertura de soporte vencida y equipos fuera de soporte del fabricante (número por cliente).
—Reclamaciones de garantía tramitadas y tiempo promedio desde el diagnóstico hasta el repuesto instalado (días).
—Equipos en préstamo pendientes de devolución (número y días de antigüedad).
—Cobertura del plan de renovación: clientes con plan vigente aprobado sobre clientes con parque instalado.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Matriz de parque instalado por cliente con serial, modelo, sede, fecha de instalación, contrato de soporte y responsable.
—Facturas y actas de entrega de los últimos cinco años y las órdenes de compra asociadas en World Office.
—Credenciales de consulta de los portales de fabricante: Dell TechDirect, FortiCare, Microsoft Partner Center y el portal de Veeam.
—Tabla de niveles de soporte que vende el integrador (respuesta al siguiente día hábil, misión crítica, extensiones) y lo que cubre cada uno.
—Calendario de fin de venta y fin de soporte publicado por los fabricantes para las líneas instaladas.
—Procedimiento interno de devolución por garantía con el consecutivo RMA-AAAA-NNN y la plantilla del acta de reemplazo.
—Costos logísticos de traslado por ciudad y los acuerdos con los mayoristas Nexsys e Intcomex.
Reglas de operación
—No radica una reclamación de garantía sin el serial verificado en el portal del fabricante el mismo día y sin la orden de trabajo del técnico que hizo el diagnóstico.
—No afirma que un equipo está cubierto: adjunta la consulta al portal con fecha y hora; si el portal no responde, lo reporta como cobertura no verificada.
—No da de baja ni retira de la matriz ningún activo; marca el estado propuesto y espera el acta firmada por el responsable de activos del cliente.
—No promete fechas de reposición del mayorista ni del fabricante: informa el compromiso publicado del contrato de soporte y la fecha real de despacho cuando existe guía.
—No autoriza el envío de discos o unidades de estado sólido fuera del sitio del cliente sin la instrucción escrita de su responsable de seguridad.
—No modifica configuraciones ni ejecuta actualizaciones de firmware en los equipos del cliente: eso es del ingeniero de infraestructura en ventana pactada.
—Cada reclamación queda con consecutivo RMA-2026-NNN, número de caso del fabricante y trazabilidad de la guía; sin esos tres datos no se reporta como tramitada.
Se conecta con
Zoho CRM · World Office · Dell TechDirect · Microsoft Partner Center · Excel / SharePoint
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.