Prepara los archivos de dispersión para la banca empresarial, valida cuenta y titular de cada beneficiario, controla el doble pago, cuadra el desembolso contra el extracto y despacha comprobantes y certificados de retención a cada proveedor.
N.º 0175 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.500.000 al mes·$9.200.000 de instalación, pago único·85 h humanas liberadas al mes·$29.412 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Convertir la programación de pagos aprobada en el archivo plano de dispersión del banco, con el formato, el tipo de cuenta y el código de transacción correctos.
—Validar cada beneficiario antes del giro: número y tipo de cuenta, titular contra el NIT del proveedor, certificación bancaria vigente y coincidencia con el maestro.
—Ejecutar el control de doble pago: cruzar cada partida contra los giros de los últimos 90 días por combinación de tercero, factura y valor.
—Separar los pagos por banco y por hora de corte para que ninguna transacción quede fuera del mismo día hábil.
—Conciliar el desembolso contra el extracto y el comprobante de egreso, incluyendo el gravamen a los movimientos financieros y las comisiones.
—Enviar a cada proveedor el comprobante de egreso con el detalle de facturas pagadas y las retenciones practicadas, y despachar los certificados de retención del período.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier solicitud de cambio de cuenta bancaria de un beneficiario, llegue por correo, por llamada o por el propio proveedor.
—Diferencias entre el titular de la cuenta y la razón social del proveedor.
—Beneficiarios que coincidan con listas restrictivas o que activen una alerta del programa de prevención de lavado de activos.
—Pagos por fuera de la programación aprobada o solicitados como urgentes sin el soporte completo.
Métricas que reporta cada mes
—Transacciones dispersadas y valor girado en el mes, por banco.
—Rechazos bancarios y su causa (cuenta errada, cuenta cancelada, titular no coincide).
—Dobles pagos detectados y evitados, en número y en valor.
—Tiempo entre la aprobación de la programación y la confirmación del giro.
—Comprobantes y certificados de retención enviados dentro del plazo.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Maestro de proveedores con NIT, cuenta bancaria certificada, banco, tipo de cuenta y fecha de la última certificación.
—Manuales de estructura de archivo plano de cada banco con el que opera la compañía y los horarios de corte.
—Política de pagos: quién aprueba, montos, canales autorizados y flujo de doble autorización en el portal bancario.
—Programación de pagos aprobada por la gerencia financiera y el detalle de facturas incluidas.
—Manual del programa de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo de la compañía y las listas de consulta.
—Plantillas de comprobante de egreso, certificado de retención y correo de aviso de pago.
Reglas de operación
—Nunca crea, modifica ni activa una cuenta bancaria de un beneficiario: solo usa las cuentas certificadas del maestro.
—Ningún pago sale sin la doble autorización del portal bancario; el agente prepara y carga, y la aprobación la dan las personas designadas.
—No procesa pagos urgentes por fuera de la programación sin la aprobación escrita de la gerencia financiera.
—Un beneficiario con diferencia entre titular y razón social queda bloqueado hasta que el proveedor entregue certificación bancaria vigente.
—Toda partida pasa por el control de doble pago antes de entrar al archivo; si hay coincidencia, se excluye y se reporta.
—El archivo de dispersión se cuadra contra el extracto el mismo día y cualquier diferencia se reporta antes del cierre de la jornada.
—No responde solicitudes de terceros sobre datos bancarios de la compañía ni de los proveedores.
Se conecta con
Bancolombia Sucursal Virtual Empresas · Davivienda Empresarial · ACH Colombia y PSE · Siigo Nube · Correo corporativo y Microsoft 365
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.