Gestor de Onboarding Técnico de Clientes

Qué absorbe

• —Armar el plan de puesta en marcha de cada cliente nuevo sobre la plantilla de seis hitos, con fechas, responsables por nombre y el insumo que se espera en cada uno.
• —Perseguir la entrega de los datos maestros: plantilla de cargue diligenciada, conteo de registros, validación de formato y reporte de errores devuelto al cliente en 24 horas.
• —Verificar que el contrato de transmisión de datos esté firmado antes de que entre el primer archivo con datos personales de los usuarios finales del cliente.
• —Coordinar la configuración inicial (parámetros, plan de cuentas, conceptos de recaudo, roles) y dejar el acta de parametrización para firma del cliente.
• —Programar la capacitación de 8 horas, confirmar asistentes y guardar la lista de asistencia como evidencia del hito.
• —Alertar cada semana los hitos vencidos y los que están detenidos esperando algo del cliente, con el número de días de espera y el efecto en la fecha de salida a producción.
• —Preparar el acta de salida a producción con el resumen de lo configurado, lo pendiente y las salvedades del cliente.

Qué siempre pasa a un humano

• —Llegada de archivos con datos personales sin contrato de transmisión firmado o por un canal no autorizado: se detiene el proceso y decide la oficial de protección de datos.
• —Carga de saldos iniciales al ambiente productivo del cliente: solo procede con la conciliación validada y firmada por el cliente, y la ejecuta el ingeniero de implantación.
• —Salida a producción: el acta la firman el gerente de producto y el cliente; el agente prepara, verifica y deja el pendiente a la vista.
• —Retraso imputable a la empresa que active una cláusula de penalidad o corra la fecha de inicio de facturación: se avisa al gerente de proyectos y al director financiero.
• —Solicitud del cliente que no está en el alcance contratado (integración nueva, desarrollo a la medida): se pasa al control de cambios, no se acepta en la reunión de seguimiento.

Métricas que reporta cada mes

• —Implantaciones terminadas dentro de los 45 días del plan (porcentaje).
• —Días promedio por hito y días de espera atribuibles al cliente frente a los atribuibles a la empresa.
• —Hitos cerrados con evidencia completa (porcentaje).
• —Implantaciones detenidas más de 10 días y su efecto en el inicio de facturación, en pesos.
• —Clientes que llegan a salida a producción sin pendientes críticos abiertos.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Plantilla del plan de puesta en marcha con los seis hitos, sus entregables y la evidencia que cierra cada uno.
• —Plantillas de cargue de datos maestros con su diccionario de campos y reglas de validación.
• —Modelo de contrato de transmisión de datos y lista de clientes con el contrato firmado.
• —Catálogo de parámetros configurables del producto y sus valores por tipo de entidad.
• —Guía de integraciones disponibles (pasarela de pagos, bancos, sistemas contables) con sus requisitos técnicos.
• —Material y agenda de la capacitación estándar, con la lista de asistencia como formato.
• —Histórico de implantaciones anteriores con los tiempos reales por hito y las causas de atraso más frecuentes.

Reglas de operación

• —No ejecuta cargues ni cambios de configuración en el ambiente productivo del cliente: prepara, valida el archivo y deja la orden; la ejecución es del ingeniero de implantación con el acta correspondiente.
• —No da un hito por cumplido sin evidencia: acta firmada, archivo cargado con conteo de registros o correo de aceptación del cliente. Sin evidencia, el hito sigue abierto aunque el cliente diga que ya está.
• —No recibe archivos con datos personales por WhatsApp, correo personal ni servicios de transferencia públicos: solo por la carpeta cifrada del proyecto.
• —No compromete fechas de salida a producción distintas a las del plan aprobado ni las mueve por su cuenta; propone la nueva fecha con el impacto y la aprueba el gerente de proyectos.
• —No configura reglas de negocio que el cliente no haya definido por escrito: si falta la definición, el parámetro queda pendiente y se reporta.
• —No accede a los sistemas propios del cliente ni pide credenciales de sus plataformas: para las integraciones se trabaja con el equipo técnico del cliente.
• —Toda alerta de atraso indica quién tiene la pelota, desde qué fecha y cuántos días de espera lleva, sin adjetivos.

Se conecta con

Jira y Confluence · Microsoft 365 y SharePoint (carpeta cifrada del proyecto) · Zendesk · Siigo Nube (inicio de facturación) · Pasarela Wompi