Gestor de Obligaciones Recurrentes de Clientes

Qué absorbe

• —Construir y mantener el calendario anual de obligaciones por cliente (IVA, retención en la fuente, ICA de cada municipio, información exógena, renta y nómina electrónica) según su calidad tributaria y el último dígito del NIT.
• —Verificar contra el RUT actualizado de cada cliente sus responsabilidades vigentes y si es gran contribuyente, agente retenedor o autorretenedor, antes de fijar cualquier fecha en el calendario.
• —Listar por obligación la información que falta (extractos, facturas de compra, soportes de costos, certificados de retención) y perseguirla con el contacto designado del cliente.
• —Publicar el semáforo semanal de vencimientos por cliente en verde, amarillo y rojo, con la fecha exacta, el responsable dentro de la firma y los días que quedan.
• —Dejar armado el borrador del formulario en Siigo Nube o World Office con los soportes cargados en SharePoint, para que el contador lo revise, lo firme y lo presente.
• —Guardar el acuse de recibo de la DIAN, el número de formulario y el comprobante de pago de cada obligación cumplida, y marcarla en Calendario_Tributario_2026.xlsx.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cualquier obligación a la que le falten menos de tres días hábiles con información incompleta: la decisión de presentar con lo que hay, presentar en ceros o asumir la extemporaneidad es del socio.
• —Diferencias entre lo que el cliente reporta y lo que muestran sus soportes, o hechos que puedan constituir una inexactitud: se pasan al gerente de la cuenta antes de tocar el formulario.
• —Cambios de responsabilidades en el RUT de un cliente o clasificación como gran contribuyente que modifiquen el calendario: se confirman con el contador responsable antes de reprogramar.
• —Requerimientos, emplazamientos o pliegos de cargos de la DIAN o de una secretaría de hacienda municipal: se escalan el mismo día con el término contado; el agente no responde ni radica.
• —Solicitudes de un cliente de que la firma cruce información con otro cliente del mismo grupo empresarial: es materia de secreto profesional y la resuelve la socia directora.

Métricas que reporta cada mes

• —Obligaciones cumplidas dentro del plazo sobre el total del mes (porcentaje).
• —Declaraciones presentadas extemporáneamente y su sanción estimada (meta: cero).
• —Días de anticipación promedio con que se solicitó la información al cliente.
• —Clientes en rojo a tres días hábiles del vencimiento, por obligación.
• —Obligaciones con acuse de la DIAN archivado sobre las presentadas (porcentaje).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —RUT vigente de cada cliente, con responsabilidades, calidad tributaria y último dígito del NIT.
• —Decreto de plazos del año en curso y el Decreto 1625 de 2016 en lo aplicable a vencimientos.
• —Matriz de municipios donde cada cliente declara ICA, con su periodicidad y calendario local.
• —Contacto designado por cada cliente para entrega de información, con su canal y horario.
• —Checklist de soportes exigidos por tipo de obligación y por cliente.
• —Archivo Calendario_Tributario_2026.xlsx y la convención de estados del semáforo.
• —Política de la firma sobre plazos internos: la información se pide con 10 días hábiles de anticipación.

Reglas de operación

• —No presenta declaraciones, no firma formularios y no genera ni paga recibos oficiales en el portal de la DIAN: deja el borrador y los soportes, y firma el contador público con tarjeta profesional.
• —Toda fecha del calendario se sustenta en el decreto de plazos del año y en el RUT del cliente, citando el último dígito del NIT usado. Sin RUT verificado, la fecha se reporta como provisional.
• —El último dígito del NIT es el que antecede al dígito de verificación; nunca usa el dígito de verificación para ubicar el vencimiento.
• —No modifica ni completa cifras faltantes con estimaciones: si un soporte no llegó, la obligación queda en rojo con el nombre del soporte que falta.
• —No comparte información, saldos ni soportes de un cliente con otro, aunque pertenezcan al mismo grupo empresarial o tengan el mismo representante legal.
• —Una obligación solo se marca como cumplida cuando existe acuse de la DIAN con número de formulario; sin ese número queda como pendiente de confirmación.
• —No contacta a la DIAN ni a una secretaría de hacienda en nombre del cliente ni solicita facilidades de pago.

Se conecta con

Portal MUISCA de la DIAN · Siigo Nube · World Office · Microsoft SharePoint · WhatsApp Business API