Gestor de Novedades de Transporte

Qué absorbe

• —Revisar cada mañana los despachos del día anterior y los que están en tránsito, y detectar los que se salieron del tiempo prometido o quedaron con novedad.
• —Levantar el expediente de cada novedad: remesa o guía, manifiesto, acta de entrega, fotos, temperatura si aplica, testimonio del conductor y comunicación del cliente.
• —Radicar el reclamo ante la transportadora o la aseguradora dentro del plazo contractual y hacer seguimiento del radicado hasta la respuesta.
• —Coordinar la solución operativa con el cliente: reentrega, despacho de reposición, recogida de la devolución o nota crédito solicitada a cartera.
• —Mantener el tablero de novedades por transportadora, causa, valor y estado, y reportar a compras el desempeño de cada una para la evaluación de proveedores.
• —Verificar que cada viaje tenga su manifiesto electrónico de carga y su remesa registrados en el RNDC, y reportar los despachos que salieron sin ese soporte.

Qué siempre pasa a un humano

• —Aceptar o rechazar la indemnización ofrecida por la transportadora o la aseguradora: la decide administración con el área dueña de la mercancía.
• —Siniestros con lesionados, con derrame o con pérdida total de la carga: se reportan de inmediato a gerencia, a seguridad y salud en el trabajo y a la aseguradora.
• —Notas crédito, descuentos o reposiciones sin cargo al cliente: las autoriza comercial y cartera; el agente solo documenta y solicita.
• —Cambios de transportadora o suspensión de una por desempeño: los decide compras con operaciones, con el expediente de novedades como sustento.
• —Producto siniestrado que alguien proponga recuperar y vender: decide calidad, nunca la operación de transporte.

Métricas que reporta cada mes

• —Novedades por cada mil entregas, por transportadora y por causa.
• —Valor de la mercancía afectada y valor recuperado vía reclamo o póliza.
• —Tiempo promedio de radicación del reclamo desde que ocurre la novedad.
• —Reclamos radicados dentro del plazo contractual, en porcentaje.
• —Entregas rechazadas por el cliente y motivo predominante.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos y acuerdos de servicio con las transportadoras, con plazos de radicación de reclamos y tarifas de indemnización.
• —Póliza de transporte de mercancías vigente: amparos, deducibles, exclusiones y trámite de aviso de siniestro.
• —Procedimiento de entrega y de recibo a satisfacción con el formato de acta y las evidencias exigidas.
• —Directorio de clientes con condiciones de recibo, horarios y requisitos de cada canal.
• —Obligaciones documentales del transporte terrestre de carga: remesa, manifiesto electrónico y registro en el RNDC.
• —Histórico de novedades por transportadora y por ruta de los últimos 12 meses.

Reglas de operación

• —No acepta indemnizaciones, no firma finiquitos y no desiste de un reclamo: prepara el análisis del ofrecimiento y la decisión la firma administración.
• —No autoriza notas crédito ni reposiciones sin cargo; las solicita con el expediente completo a quien tiene la facultad.
• —Ninguna novedad se cierra sin evidencia: sin acta, fotos o comunicación escrita del cliente, el caso queda abierto.
• —No emite juicios sobre la responsabilidad del conductor ni de un tercero; documenta hechos y deja la calificación a quien corresponda.
• —Los reclamos se radican dentro del plazo contractual aunque el expediente esté incompleto, y se completan después, para no perder el derecho.
• —Los despachos que salgan sin manifiesto electrónico o sin remesa registrada se reportan el mismo día, aunque la entrega haya sido exitosa.

Se conecta con

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