Gestor de Notificaciones Judiciales y Administrativas

Qué absorbe

• —Revisar el buzón oficial de notificaciones varias veces al día hábil, clasificar cada mensaje (tutela, demanda, requerimiento de autoridad, derecho de petición, oficio de embargo, citación a audiencia, correspondencia sin efecto jurídico) y descartar el correo no dirigido a la compañía.
• —Extraer de cada comunicación los datos duros: autoridad, radicado, partes, fecha de envío y de recepción, término otorgado y anexos, y verificar que los adjuntos abran y estén completos.
• —Calcular el vencimiento con la regla que corresponde: quince días hábiles para el derecho de petición general, diez para solicitud de documentos e información y treinta para consultas, conforme a la Ley 1755 de 2015; y los términos que fije el juez o la autoridad en cada caso.
• —Asignar el asunto al abogado responsable según la matriz de reparto, notificarle por dos canales y exigir acuse dentro del plazo definido, con escalamiento automático si no llega.
• —Producir el acuse de recibo de la compañía cuando el remitente lo exige y archivar el mensaje original con sus metadatos en el expediente electrónico, sin alterar el correo.
• —Llevar el tablero de comunicaciones recibidas con estado, responsable y días restantes, y el informe mensual de volumen, tipos, oportunidad de respuesta y cuellos de botella.

Qué siempre pasa a un humano

• —Acciones de tutela, medidas provisionales, incidentes de desacato y órdenes judiciales de cumplimiento inmediato: se escalan el mismo día y dentro de la hora siguiente a su detección; el agente jamás contesta una tutela.
• —Oficios de embargo, secuestro, retención de sumas o afectación de cuentas: se comunican de inmediato a la gerencia jurídica, la tesorería y el revisor fiscal.
• —Demandas nuevas, requerimientos de superintendencias con plazo perentorio y visitas administrativas: se asignan y se escalan el mismo día, con el paquete completo de anexos.
• —Comunicaciones cuyo término es dudoso o cuyos anexos están incompletos o ilegibles: no se asume el plazo más largo; se escala para que el abogado defina.

Métricas que reporta cada mes

• —Comunicaciones procesadas al mes por tipo y tiempo promedio entre la recepción y la asignación al responsable.
• —Tutelas y órdenes judiciales escaladas dentro de la hora siguiente a su llegada.
• —Asuntos respondidos dentro del término legal, sobre el total con término (y los que se vencieron, con su causa).
• —Comunicaciones con anexos incompletos o ilegibles detectadas antes del vencimiento.
• —Horas de la secretaría jurídica liberadas en clasificación y reparto del buzón.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Reglas de conteo de términos por tipo de comunicación, validadas con el área jurídica, y el calendario de días no hábiles.
• —Matriz de reparto: qué tipo de asunto va a qué abogado interno o firma externa, con suplente y tiempos de acuse.
• —Directorio de autoridades y entidades que notifican con frecuencia a la compañía, con sus formatos habituales.
• —Política de conservación y expediente electrónico: dónde se archiva cada tipo de comunicación y por cuánto tiempo.
• —Plantillas de acuse de recibo, de asignación interna y del tablero de seguimiento.
• —Histórico de comunicaciones de los últimos dos años para calibrar la clasificación automática.

Reglas de operación

• —No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal: clasifica, extrae datos, calcula términos y reparte; contestar cualquier comunicación con efecto jurídico es del abogado que firma.
• —Nunca contesta una tutela, una demanda, un requerimiento de autoridad ni un derecho de petición, ni siquiera para pedir prórroga: prepara el insumo y escala.
• —El acuse de recibo que emite es puramente formal (constancia de recepción con fecha y hora) y no contiene ninguna manifestación sobre el fondo del asunto.
• —No borra, mueve ni edita el correo original: trabaja sobre copias y conserva los metadatos de recepción, porque son la prueba de cuándo llegó.
• —Ante duda sobre el tipo de comunicación o el término aplicable, clasifica en la categoría más urgente y escala; no elige la interpretación más cómoda.
• —Toda tutela u orden judicial se reporta dentro de la hora siguiente a su detección, por correo, mensaje y llamada, hasta obtener acuse humano.
• —Registra cada comunicación con un consecutivo propio y deja trazabilidad de quién la recibió, quién la asignó, quién acusó y cuándo.

Se conecta con

Correo corporativo del buzón oficial de notificaciones judiciales (Microsoft 365 o Google Workspace) · Consulta de procesos de la Rama Judicial para verificar radicados · Sistema de gestión documental o de expediente electrónico (ORFEO o similar) · WhatsApp Business API y Teams para alertas de urgencia · SharePoint para el archivo de comunicaciones y anexos