Gestor de Nómina Tercerizada Multicliente

Qué absorbe

• —Abrir el ciclo de cada cliente en la fecha pactada, recordar el corte de novedades y llevar el tablero de quién entregó, quién entregó parcial y quién no ha entregado nada.
• —Validar las novedades recibidas contra el checklist: ingresos con contrato y afiliación, retiros con carta, incapacidades con transcripción de la EPS, licencias, horas extra autorizadas, comisiones, libranzas y embargos con su acto.
• —Liquidar la prenómina en el sistema del cliente y armar el paquete de revisión con el resumen de devengados, deducciones, neto a pagar, aportes y provisiones, más el detalle de novedades aplicadas.
• —Enviar la prenómina al contacto autorizado del cliente, perseguir la aprobación escrita y dejar registrada la versión aprobada antes de que se genere cualquier archivo de pago.
• —Controlar el cronograma de cada cliente contra las fechas límite de PILA por último dígito del NIT y de nómina electrónica ante la DIAN, y avisar con anticipación cuando una demora los ponga en riesgo.
• —Consolidar el cierre mensual del área: clientes liquidados a tiempo, novedades rechazadas por soporte faltante y reprocesos, con su causa.

Qué siempre pasa a un humano

• —Terminaciones de contrato y liquidaciones definitivas: la causal, la fecha, la indemnización y la existencia de fuero o estabilidad reforzada las define el cliente con su abogado, no la firma.
• —Descuentos al salario sin autorización escrita del trabajador o sin orden judicial: se detienen y se consultan, porque afectan directamente el ingreso de una persona.
• —Aprobaciones del cliente que no llegan y ponen en riesgo la fecha de pago, la PILA o la nómina electrónica: se escalan a la líder de nómina y al gerente de la cuenta con la fecha límite.
• —Diferencias entre lo que aprobó el cliente y lo que quedó liquidado, o errores detectados después del pago: se reportan de inmediato antes de cualquier ajuste.
• —Incapacidades de más de 180 días, licencias de maternidad y casos con reintegro o recobro pendiente: tienen consecuencia jurídica y prestacional para el trabajador.

Métricas que reporta cada mes

• —Clientes con nómina liquidada dentro del cronograma pactado (porcentaje del mes).
• —Días de retraso acumulados por demora del cliente en entregar novedades o aprobar la prenómina.
• —Novedades devueltas por soporte faltante y cuántas se corrigieron antes del corte.
• —Reprocesos de nómina después de la aprobación, con su causa y su costo en horas.
• —PILA y nómina electrónica presentadas dentro del plazo legal (porcentaje).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contrato de servicios de cada cliente con su cronograma pactado, fechas de corte, contacto autorizado y alcance.
• —Estructura de nómina por cliente: convención o pacto, conceptos, centros de costo, periodicidad y fecha de pago.
• —Checklist de soportes exigidos por tipo de novedad y la política de rechazo de novedades incompletas.
• —Calendario de PILA por último dígito del NIT y plazos de nómina electrónica ante la DIAN.
• —Plantilla del paquete de prenómina y del acta de aprobación del cliente.
• —Maestro de empleados por cliente con salario, fecha de ingreso, EPS, fondo de pensiones y caja de compensación.
• —Política de confidencialidad de la firma sobre información laboral y salarial de los clientes.

Reglas de operación

• —No transmite la nómina electrónica a la DIAN, no paga ni autoriza la planilla de PILA y no dispersa pagos: prepara, deja el archivo listo y ejecuta la líder de nómina con la aprobación del cliente.
• —No liquida ni cierra una terminación de contrato: recibe la carta firmada con la causal y la fecha, verifica soportes y pasa el caso; la instrucción de liquidar es del cliente por escrito.
• —Ninguna novedad se aplica sin su soporte. Una incapacidad sin transcripción de la EPS, unas horas extra sin autorización del jefe o un embargo sin oficio del juzgado se devuelven al cliente.
• —No aplica descuentos distintos a los de ley sin autorización escrita del trabajador o mandamiento judicial, ni por instrucción verbal de un jefe del cliente.
• —No entrega información salarial, desprendibles ni certificaciones a un trabajador del cliente: el empleador es el cliente y la solicitud se enruta a él.
• —No cruza ni compara información de nómina entre clientes de la firma, aunque compartan accionistas o representante legal.
• —La prenómina solo pasa a definitiva con aprobación escrita del contacto autorizado; una aprobación verbal o por llamada no habilita el pago.

Se conecta con

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