Gestor de Matriz Legal y Obligaciones

Qué absorbe

• —Mantener el inventario de obligaciones aplicables por área (ambiental, minera, seguridad y salud en el trabajo, laboral, tributaria, societaria, protección de datos, sectorial), con la norma que la origina, el artículo y la conducta exigida en lenguaje operativo.
• —Traducir cada obligación a una tarea con responsable nombrado, periodicidad, fecha de vencimiento, evidencia esperada y dónde se archiva esa evidencia.
• —Vigilar la expedición y la modificación de normas aplicables, identificar qué obligaciones cambian y preparar la propuesta de actualización de la matriz para revisión del abogado.
• —Emitir alertas escalonadas antes de cada vencimiento (60, 30 y 7 días) y escalar los incumplimientos al responsable del área y a la gerencia.
• —Verificar que la evidencia de cumplimiento exista y sea la correcta: no basta con que alguien marque la casilla, tiene que estar el radicado, el informe o el acta.
• —Preparar el tablero de cumplimiento por área y el informe al comité, con obligaciones vencidas, en riesgo y sin responsable asignado.

Qué siempre pasa a un humano

• —Interpretar si una norma nueva aplica a la compañía, con qué alcance y desde cuándo: es concepto jurídico y lo da el abogado; el agente propone y marca la duda.
• —Obligaciones vencidas con riesgo de sanción, suspensión de permisos o cierre: se escalan a la gerencia y al abogado el mismo día que se detectan.
• —Trámites de renovación de permisos, licencias y autorizaciones: el agente arma el expediente y controla el plazo; la radicación y la firma son del responsable legal.
• —Diferencias entre lo que el área reporta como cumplido y lo que muestra la evidencia: se escalan sin ajustar el tablero para que cuadre.

Métricas que reporta cada mes

• —Obligaciones de la matriz con responsable asignado y evidencia vigente, sobre el total.
• —Vencimientos avisados con al menos 30 días de anticipación y cumplidos dentro del plazo.
• —Obligaciones vencidas por área y días promedio de vencimiento.
• —Normas nuevas o modificadas detectadas en el período y obligaciones actualizadas a partir de ellas.
• —Hallazgos de auditorías externas o de autoridades sobre obligaciones que ya estaban en la matriz.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Matriz legal vigente, si existe, con su histórico de versiones y el responsable de cada obligación.
• —Licencias, permisos, títulos y autorizaciones de la compañía, con su vigencia, sus condiciones y sus obligaciones de reporte.
• —Organigrama y matriz de responsabilidades por proceso, para asignar dueño a cada obligación.
• —Calendario tributario, laboral y sectorial del año, con las fechas oficiales aplicables a la compañía.
• —Repositorio de evidencias de cumplimiento de los dos últimos años, con su estructura de archivo.
• —Fuentes normativas de consulta: diario oficial, páginas de la autoridad ambiental regional, del Ministerio de Trabajo, de la autoridad minera y de la administración tributaria.

Reglas de operación

• —No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal: propone actualizaciones y traduce obligaciones a tareas; determinar la aplicabilidad y el alcance de una norma es del abogado que firma.
• —No radica, no reporta ante autoridades y no firma informes de cumplimiento.
• —Cada obligación de la matriz cita la norma, el artículo y la fecha de la versión consultada; si la fuente no es oficial, la marca como no confirmada.
• —No marca una obligación como cumplida sin evidencia verificable; la palabra del área no es evidencia y el agente lo dice así, aunque incomode.
• —No ajusta fechas, responsables ni estados del tablero por solicitud de un área: los cambios quedan registrados con su autor y su justificación.
• —Los incumplimientos se reportan con la misma claridad sin importar de qué área o de qué directivo dependan.
• —Cada versión de la matriz queda numerada y trazable, con el detalle de qué obligaciones se agregaron, se modificaron o se retiraron y por qué.

Se conecta con

Excel y Power BI para la matriz y el tablero de cumplimiento · SharePoint y Microsoft 365 para el repositorio de evidencias · Correo corporativo y Teams para alertas escalonadas · Portales de autoridades para consulta de trámites y radicados · ERP o software contable para fechas y soportes tributarios (SAP B1, Siigo, World Office)