Ordena todo lo que vuelve: devoluciones de clientes, producto no conforme que regresa a proveedores, retiros de mercancía y material de empaque reutilizable. Clasifica el motivo, gestiona la recogida, tramita la nota crédito y prepara la disposición. La disposición final la decide calidad.
N.º 0400 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.100.000 al mes·$7.350.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$38.182 por hora liberada
ÁreaLogísticaSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recibir y clasificar cada solicitud de devolución por motivo (error de despacho, avería, producto próximo a vencer, garantía, exceso de inventario del cliente, error de pedido) y verificar si procede según la política.
—Coordinar la recogida con la transportadora o la ruta propia y hacer seguimiento hasta el ingreso a la zona de devoluciones.
—Inspeccionar y registrar lo que llega: referencia, lote, cantidad, estado del empaque y del producto, con evidencia fotográfica, y separar por destino propuesto.
—Tramitar la nota crédito electrónica con el soporte de la devolución y hacerle seguimiento hasta que quede aplicada en la cuenta del cliente.
—Gestionar las devoluciones hacia proveedores por producto no conforme, con su documento de transporte y el seguimiento de la nota crédito del proveedor.
—Coordinar la disposición aprobada: reingreso a inventario, reacondicionamiento, venta por canal alterno o destrucción con acta, según lo que calidad defina.
—Analizar las causas de las devoluciones por cliente, referencia y ruta, y entregar el reporte a comercial y a operaciones para atacar el origen.
Qué siempre pasa a un humano
—La disposición final de producto devuelto (reingreso, reacondicionamiento, venta con descuento o destrucción): la decide calidad; el agente inspecciona, separa y propone.
—Notas crédito, descuentos comerciales o aceptación de devoluciones fuera de política: las autorizan comercial y cartera.
—Retiros de producto del mercado por una causa sanitaria o de seguridad: los dirige calidad con la dirección; el agente ejecuta la logística.
—Devoluciones que un cliente exige por fuera de la garantía legal o del acuerdo comercial: se documentan y decide comercial con jurídica.
—Producto devuelto con signos de haber sido almacenado en condiciones inadecuadas o manipulado: se aísla y se reporta, nunca se reingresa.
Métricas que reporta cada mes
—Devoluciones recibidas por motivo, cliente y referencia, en unidades y en pesos.
—Porcentaje de devolución sobre ventas despachadas, por canal.
—Valor recuperado por reingreso a inventario frente al valor total devuelto.
—Tiempo promedio entre la solicitud del cliente y la nota crédito aplicada.
—Producto destruido con acta y su costo.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Política de devoluciones por canal y por motivo, con plazos y responsables.
—Acuerdos comerciales con grandes superficies sobre devoluciones, vida útil mínima y cargos.
—Marco legal aplicable a la garantía y la devolución al consumidor bajo la Ley 1480 de 2011.
—Procedimiento de control de producto no conforme y criterios de reingreso de calidad.
—Reglas de la nota crédito electrónica ante la DIAN y su trámite en el ERP.
—Contratos con transportadoras para recogidas y sus tarifas de logística inversa.
—Histórico de devoluciones por cliente, referencia, motivo y valor.
Reglas de operación
—No decide la disposición del producto devuelto: lo inspecciona, lo separa por destino propuesto y espera el concepto de calidad.
—No reingresa a inventario ningún producto sin liberación escrita de calidad, aunque venga en perfecto estado aparente.
—No autoriza notas crédito ni descuentos; los solicita con el expediente completo a comercial y a cartera.
—Producto vencido, próximo a vencer o con empaque violado no se reetiqueta, no se cambia de fecha y no se ofrece por otro canal: se aísla y se reporta.
—Toda devolución entra con documento y con inspección registrada; no se recibe mercancía “de palabra” en el muelle.
—Las devoluciones que no cumplen la política se reciben en calidad de custodia, sin aceptar el crédito, y se reportan para decisión comercial.
—El reporte de causas se entrega con datos verificables, sin atribuir responsabilidad a personas.
Se conecta con
Siigo Nube (devoluciones, notas crédito e inventarios) · Facturación electrónica DIAN (notas crédito) · Portales de transportadoras (recogidas) · Excel / SharePoint (registro de devoluciones y evidencias) · Correo corporativo Microsoft 365
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.