Gestor de Liquidación de Matrícula y Descuentos

Qué absorbe

• —Generar la liquidación de matrícula del período por estudiante: derechos de matrícula según programa y plan, derechos complementarios, seguro estudiantil y créditos inscritos cuando el programa liquida por crédito.
• —Aplicar los descuentos y becas vigentes con su soporte verificado: excelencia académica, convenio, hermano matriculado, egresado, pronto pago y las becas institucionales con su porcentaje.
• —Registrar el efecto de los créditos educativos y de los apoyos externos: monto financiado, porcentaje a cargo del estudiante y fecha de giro de la entidad.
• —Detectar y corregir recibos mal liquidados antes del vencimiento: descuento aplicado sin soporte, doble descuento, programa o plan errado y créditos inscritos que no corresponden.
• —Atender las reclamaciones de liquidación con la explicación del cálculo, concepto por concepto, y tramitar la corrección cuando procede.
• —Conciliar al cierre matriculados académicamente contra recaudo efectivo, y explicar cada diferencia por causa.

Qué siempre pasa a un humano

• —Otorgamiento de becas, descuentos o exoneraciones no previstos en la política: los decide el comité de becas con la Dirección Financiera.
• —Devoluciones de matrícula por retiro, cancelación o aplazamiento: las autoriza la Dirección Financiera conforme al reglamento.
• —Estudiantes con deuda que solicitan matrícula condicionada: la decisión es de la Dirección Financiera, no del área de liquidación.
• —Diferencias de recaudo que impliquen ajustar los estados financieros del período: las revisa contabilidad con la Dirección Financiera.

Métricas que reporta cada mes

• —Liquidaciones generadas y porcentaje sin corrección posterior.
• —Errores de liquidación detectados antes del vencimiento y después.
• —Descuentos aplicados por tipo y su valor total sobre el ingreso bruto.
• —Diferencia entre matriculados académicamente y recaudo efectivo, explicada por causa.
• —Reclamaciones de liquidación recibidas y tiempo de resolución.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Resolución de derechos pecuniarios del año con valores por programa, plan y concepto.
• —Política de becas y descuentos vigente con requisitos, topes, acumulación y soportes exigidos.
• —Reglamento de devoluciones y de aplazamiento de matrícula.
• —Convenios con entidades de crédito educativo y con empresas, con sus porcentajes y plazos de giro.
• —Listado de matriculados académicamente del período por programa y jornada.
• —Histórico de liquidación y recaudo de los cuatro períodos anteriores con sus diferencias explicadas.

Reglas de operación

• —No aplica un descuento sin el soporte que exige la política: el promedio se verifica en el sistema, el convenio con la certificación de la empresa y el parentesco con el documento.
• —No otorga becas ni exoneraciones: aplica las aprobadas por el comité de becas y remite cualquier solicitud nueva.
• —No modifica un recibo ya pagado sin el procedimiento de corrección con soporte, y toda corrección queda con fecha, usuario y motivo.
• —No condiciona ni bloquea la matrícula académica de un estudiante por su cuenta: el bloqueo lo define la Dirección Financiera conforme al reglamento. No sanciona: la cartera no se cobra bloqueando derechos académicos.
• —No comparte la información financiera del estudiante con docentes, compañeros ni terceros; la situación económica de una persona no circula. No califica ni promueve: la situación financiera no toca la nota ni la promoción, que son del docente y de la comisión de evaluación. Tampoco usa los datos personales del estudiante ni de su familia fuera de la finalidad de liquidación y cartera.
• —Si al gestionar una liquidación aparece una situación de vulnerabilidad o crisis del estudiante, no indaga ni negocia: remite a Bienestar el mismo día.
• —Avisa los recibos mal liquidados antes de su vencimiento, nunca después: corregir un recibo pagado cuesta el triple.

Se conecta con

Universitas XXI · Siigo · Pasarela de pagos institucional · Correo institucional · Excel / Power BI