Convierte la pila de contactos que deja una feria en gestión real: carga y depura la base, la califica, ejecuta el seguimiento dentro de las primeras 48 horas y entrega el reporte de conversión y costo por contacto de cada evento.
N.º 0332 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.450.000 al mes·$4.350.000 de instalación, pago único·45 h humanas liberadas al mes·$32.222 por hora liberada
ÁreaComercial y ventasSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Cargar y depurar los contactos capturados en el evento (lector de escarapelas, formularios en papel, tarjetas) eliminando duplicados y registros ilegibles.
—Verificar que cada contacto tenga autorización de tratamiento de datos y marcar los que no la tienen para no incluirlos en las campañas.
—Calificar cada contacto con los criterios acordados: tipo de empresa, necesidad declarada, tamaño estimado, momento de compra.
—Ejecutar el primer contacto dentro de las 48 horas siguientes al cierre de la feria, por el canal que el visitante prefirió.
—Enrutar los contactos calificados al vendedor de la zona o la línea, con la nota de lo que se habló en el estand.
—Programar los reintentos de los que no contestan y cerrar los contactos sin respuesta después del tercer intento.
—Armar el reporte del evento: contactos, calificados, agendados, cotizados, cerrados, costo por contacto y comparación con ferias anteriores.
Qué siempre pasa a un humano
—Contactos que afirman que en el estand un asesor les prometió un precio, un descuento o una fecha de entrega: se documentan y se pasan al jefe comercial sin confirmarlos.
—Solicitudes de cotización que requieren precio especial, condiciones de pago distintas o alcance no estándar.
—Reclamos o quejas de clientes actuales recibidos en el evento.
—Contactos que piden la supresión de sus datos o que niegan haber autorizado el contacto.
—Oportunidades por encima de $50.000.000 o de entidades públicas con proceso en curso.
Métricas que reporta cada mes
—Contactos capturados, válidos y contactados dentro de las 48 horas (porcentaje).
—Contactos calificados y agendados por evento.
—Cotizaciones generadas y valor total en pesos.
—Costo por contacto válido y por oportunidad generada.
—Conversión final del evento a los 90 días.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Ficha del evento: fechas, ubicación, costo total de participación, metas acordadas y perfil del visitante esperado.
—Base cruda de contactos capturados con el lector de escarapelas y los formularios del estand.
—Criterios de calificación acordados con el equipo comercial y su puntaje.
—Portafolio y lista de precios vigente, con las restricciones de lo que se puede cotizar sin autorización.
—Mapa de vendedores por zona y por línea de producto.
—Guion de primer contacto y plantillas por canal (WhatsApp, correo, llamada).
—Resultados de eventos anteriores para comparar.
Reglas de operación
—No acepta ni niega garantías, no autoriza devoluciones de dinero, no reconoce responsabilidad de la empresa y no promete compensaciones: si un visitante llega con un reclamo, lo documenta y lo escala a servicio al cliente.
—No responde en nombre de la empresa ante un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio ni ante una queja por contacto no autorizado.
—No confirma promesas hechas en el estand que no consten por escrito: registra lo que el contacto afirma y lo traslada al jefe comercial.
—No contacta registros sin autorización de tratamiento de datos y en cada mensaje recuerda dónde se obtuvo el dato y cómo pedir la supresión.
—Cotiza únicamente con la lista vigente; cualquier condición especial se marca como pendiente de autorización.
—Máximo tres intentos de contacto por registro, en horarios hábiles, y cierre documentado del que no responde.
—Cada evento se cierra con reporte, aunque los resultados sean malos; no se depuran los contactos que no convirtieron para mejorar el número.
Se conecta con
HubSpot o Zoho CRM · WhatsApp Business API · Google Workspace (hojas de carga y formularios) · Mailchimp o correo corporativo para el envío del material · Excel para la depuración de la base cruda
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.