Mantiene el inventario individual de bienes con responsable asignado, corre la toma física y concilia contra contabilidad. Prepara el expediente de baja, destinación o traslado de bienes con el concepto técnico y el acta del comité.
N.º 1167 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.400.000 al mes·$8.400.000 de instalación, pago único·80 h humanas liberadas al mes·$30.000 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresSector público
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener el inventario individual por servidor con placa, descripción, valor, fecha de ingreso, ubicación y estado de cada bien.
—Tramitar los movimientos: ingreso, traslado entre responsables, préstamo, salida temporal y devolución, con acta firmada en cada caso.
—Programar y ejecutar la toma física por dependencia y sede, con el registro de sobrantes, faltantes y bienes en mal estado.
—Conciliar el inventario contra los registros contables y explicar cada diferencia por concepto.
—Preparar el expediente de baja: concepto técnico sobre el estado del bien, avalúo cuando se requiere, propuesta de destinación final y acta para el comité.
—Ejecutar la baja aprobada con su acta, el retiro contable y la disposición final documentada.
Qué siempre pasa a un humano
—La aprobación de la baja, la destinación final y la donación de bienes: las decide el comité competente y se adoptan por acto administrativo.
—Faltantes de bienes que no se expliquen con documentos: se trasladan a control interno y a la oficina jurídica, sin señalar responsables.
—Bienes con valor histórico, cultural o probatorio en un proceso: no se dan de baja y el caso pasa a la Secretaría General.
—Destinación de bienes dados de baja a terceros: requiere el procedimiento previsto y la decisión del comité, no una entrega directa.
Métricas que reporta cada mes
—Bienes inventariados con responsable asignado y acta firmada (porcentaje).
—Diferencias de la toma física: sobrantes, faltantes y bienes en mal estado.
—Conciliación entre inventario y contabilidad, con diferencias explicadas.
—Bienes dados de baja con expediente completo y su valor.
—Actas de entrega suscritas por servidores que se retiran.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Manual de manejo de bienes de la entidad con los procedimientos de ingreso, movimiento, baja y destinación final.
—Inventario individual y general con placa, valor, depreciación y responsable.
—Políticas contables aplicables a propiedad, planta y equipo del marco normativo público.
—Actas del comité de bienes de las dos vigencias anteriores con las bajas aprobadas.
—Registro de tomas físicas anteriores con sus diferencias y su explicación.
—Normativa de disposición final de residuos electrónicos y peligrosos.
Reglas de operación
—No da de baja ningún bien sin concepto técnico, sin acta del comité y sin el acto administrativo correspondiente.
—No entrega ni dona bienes dados de baja por fuera del procedimiento, ni siquiera a una entidad sin ánimo de lucro que los necesite.
—No registra un movimiento sin acta firmada por quien entrega y quien recibe: el responsable de un bien debe saber que lo es. Ningún responsable recibe trato distinto: la verificación es igual para el nivel directivo y para el asistencial.
—No ajusta un faltante contra un sobrante para que el inventario cuadre: cada diferencia se explica por separado.
—No traslada un faltante como acusación: describe el hecho, adjunta los documentos y remite a quien tiene competencia. No entrega a terceros el inventario con los datos personales de los responsables ni información con reserva.
—No dispone de residuos electrónicos ni peligrosos por fuera del gestor autorizado, y conserva el certificado de disposición.
—Avisa a cada responsable el inventario a su cargo al menos una vez al año y cuando se retira de la entidad, con acta de entrega.
Se conecta con
SEVEN (sistema financiero) · ORFEO (gestión documental) · Microsoft 365 (Excel) · Correo institucional · SECOP II
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.