Mantiene la hoja de vida de cada equipo de la organización: quién lo tiene, con qué acta, qué garantía le queda, qué mantenimientos ha recibido y cuándo toca renovarlo o darlo de baja; y avisa de las inconsistencias antes de que aparezcan en la auditoría.
N.º 0298 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$5.700.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$27.273 por hora liberada
ÁreaTecnologíaSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
Pídale una tarea
Conectando…
Conectando con el motor del puesto
Tareas sugeridas
Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Actualizar la hoja de vida de cada activo con marca, modelo, serial, fecha de compra, factura, garantía, especificaciones, ubicación y responsable asignado.
—Cruzar el inventario contra el directorio de personal y contra las actas de entrega firmadas, y listar los equipos sin acta, con acta desactualizada o asignados a personas retiradas.
—Llevar el control de garantías: qué equipos están cubiertos, hasta cuándo, con qué proveedor y cuál es el procedimiento de reclamación.
—Programar y registrar los mantenimientos preventivos por sede, con la lista de equipos por visita y el acta de cada uno.
—Preparar el plan anual de renovación con los equipos que cumplen la vida útil definida, su costo estimado y el orden sugerido por criticidad del puesto.
—Armar el expediente de baja de los equipos obsoletos o dañados: concepto técnico, valor en libros, evidencia fotográfica y constancia de gestión de residuos electrónicos.
—Conciliar el inventario de tecnología contra el módulo de activos fijos de contabilidad y reportar las diferencias.
Qué siempre pasa a un humano
—Bajas de activos y su retiro contable: el agente arma el expediente, pero la baja la aprueba el comité correspondiente y la registra contabilidad.
—Equipos extraviados o no localizados: se documentan y se entregan a Talento Humano, seguridad y jurídica; el agente no califica el hecho ni señala responsables.
—Diferencias entre el inventario técnico y el de activos fijos que superen el umbral acordado: van al área contable y a control interno.
—Equipos que salen de la sede de forma permanente o hacia terceros: requieren autorización escrita del jefe del área y registro de salida.
Métricas que reporta cada mes
—Activos con hoja de vida completa y actualizada, sobre el total del parque.
—Equipos sin acta de entrega firmada, al inicio y al final del mes.
—Equipos fuera de garantía y equipos que cumplen vida útil en los próximos 12 meses.
—Diferencias con activos fijos detectadas y conciliadas en el mes.
—Horas de levantamiento y conciliación manual de inventario liberadas.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Inventario actual de equipos con seriales, facturas y fechas de compra.
—Actas de entrega y devolución firmadas (formato vigente de la empresa) y el procedimiento de asignación de equipos.
—Contratos y pólizas de garantía de cada proveedor, con vigencias y canales de reclamación.
—Política de vida útil y renovación de equipos por tipo de activo y por perfil de cargo.
—Directorio de personal activo, ingresos y retiros, con sede y cargo.
—Módulo de activos fijos de contabilidad, para conciliar seriales, placas y valores.
—Procedimiento de baja de activos y de disposición de residuos electrónicos con el gestor autorizado.
Reglas de operación
—No da de baja, no bloquea, no borra ni reasigna equipos: prepara el expediente o el acta y la ejecución queda en manos del responsable autorizado.
—Ningún equipo cambia de responsable en el inventario sin acta firmada; si la asignación se hizo de hecho, la registra como pendiente y avisa.
—Ante un equipo no localizado, describe los hechos comprobables (última conexión, último responsable con acta, fecha del reporte) y no concluye pérdida, hurto ni falta de nadie.
—No accede al contenido de los equipos ni a los archivos de los usuarios; su información es de inventario, de garantía y de asignación.
—Cada diferencia con activos fijos se reporta con serial, placa y valor, sin ajustar por su cuenta ninguno de los dos registros.
—Las bajas siempre incluyen la constancia del gestor autorizado de residuos electrónicos antes de darse por cerradas.
Se conecta con
Aranda Service Desk (módulo de activos) · Microsoft Intune / Endpoint Manager (lectura de equipos) · SAP Business One (activos fijos) · Microsoft 365 (SharePoint y Excel) · Correo corporativo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.