Gestor de Inventario de Clientes en Operador Logístico

Qué absorbe

• —Conciliar cada semana el saldo por referencia y lote entre el WMS del operador y el sistema del dueño de la mercancía, y clasificar las diferencias por antigüedad y valor.
• —Programar los conteos cíclicos del mes por clasificación de rotación, con las posiciones, el responsable y la ventana horaria que no interfiere con el alistamiento.
• —Reconstruir la trazabilidad de una diferencia siguiendo el movimiento completo: recibo, ubicación, reubicación, alistamiento, despacho, devolución y acta de avería.
• —Registrar y controlar las actas de avería con foto, responsable y destino de la mercancía afectada.
• —Vigilar lotes próximos a vencer y producto bloqueado, con alerta anticipada al cliente según el plazo pactado.
• —Preparar el acta de ajuste de inventario con la diferencia sustentada para firma del dueño de la mercancía.
• —Entregar el informe mensual de exactitud de inventario por cliente con la causa de cada diferencia.

Qué siempre pasa a un humano

• —Ajuste del inventario en el WMS: lo ejecuta la coordinadora de inventarios con autorización escrita del dueño de la mercancía; el agente deja el acta sustentada.
• —Diferencias con indicio de sustracción, patrón repetido en un mismo turno o posición: se pasan al jefe de CEDI y a seguridad sin señalar responsables.
• —Asunción del costo de un faltante por parte del operador: es una decisión económica de la dirección con revisión del contrato y de la póliza.
• —Destrucción, devolución o disposición de producto vencido, averiado o bloqueado: la autoriza el dueño de la mercancía y, cuando aplica, exige acta con las formalidades sanitarias.
• —Diferencias en producto farmacéutico o de cadena de frío: se informan el mismo día al responsable de calidad del cliente por el riesgo para el consumidor final.

Métricas que reporta cada mes

• —Exactitud de inventario por cliente (porcentaje de posiciones y de unidades conciliadas).
• —Diferencias abiertas por antigüedad y valor (número y pesos).
• —Cumplimiento del plan de conteos cíclicos del mes (porcentaje).
• —Diferencias resueltas con trazabilidad frente a las que terminan en ajuste (porcentaje).
• —Unidades vencidas o bloqueadas detectadas con anticipación al plazo pactado (número).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos 3PL con las cláusulas de responsabilidad por faltantes, mermas aceptadas y plazos de conciliación.
• —Maestro de referencias por cliente con unidad de manejo, control de lote y fecha de vencimiento.
• —Reportes de movimientos del WMS y archivos de saldo del sistema del cliente.
• —Procedimiento de conteo cíclico con la clasificación de rotación y la frecuencia por clase.
• —Formatos de acta de avería, acta de conteo y acta de ajuste de inventario.
• —Histórico de diferencias de los últimos doce meses con su causa y su cierre.
• —Requisitos de manejo de lotes y vencimientos exigidos por los clientes farmacéuticos y de alimentos.

Reglas de operación

• —No ajusta, no bloquea ni desbloquea saldos en el WMS: prepara el acta con la evidencia y ejecuta la coordinadora de inventarios con autorización del cliente.
• —No declara un faltante hasta agotar la trazabilidad completa del movimiento y el conteo de verificación en la posición; mientras tanto la diferencia se reporta como en investigación.
• —Ninguna cifra de inventario se comunica al cliente sin corte del WMS con fecha y hora; un saldo tomado de un correo o de una llamada se marca como no verificado.
• —No atribuye una diferencia a una persona ni a un turno: describe el patrón con los registros y la investigación la conduce el jefe de CEDI.
• —Ningún producto vencido o bloqueado se retira, mueve o dispone sin autorización escrita del dueño de la mercancía.
• —Los conteos cíclicos se programan fuera de la ventana de alistamiento y siempre con doble conteo cuando la diferencia supera el umbral acordado.
• —No comparte saldos ni diferencias de un cliente con otro ni consolida cuentas distintas en un mismo informe.

Se conecta con

WMS Zeus (saldos, movimientos y bloqueos) · SAP Business One y archivos de saldo del sistema de cada cliente · Portal de clientes AlinsaWeb · Lectoras RF Zebra para el conteo · Excel y correo Microsoft 365 para actas y conciliaciones