Gestor de Honorarios Profesionales

Qué absorbe

• —Preparar el borrador del contrato de prestación de servicios profesionales por asunto, con objeto, alcance, exclusiones, modalidad de honorarios, hitos de pago, gastos y causales de terminación.
• —Armar el cuadro comparativo de modalidades para cada caso nuevo (iguala mensual, tarifa por hora, honorario fijo por etapa, éxito o cuota litis), con lo que cada una implica para el flujo de la firma.
• —Verificar que el pacto propuesto respete los límites del Código Disciplinario del Abogado, Ley 1123 de 2007, y las políticas internas sobre cuota litis y sobre cobros al cliente.
• —Controlar el cumplimiento de los hitos pactados y avisar cuándo procede facturar cada uno, con el soporte de la actuación que lo activa.
• —Llevar el registro de gastos reembolsables por expediente (copias, notificaciones, peritos, transporte a diligencias) con el soporte de cada uno y el tope pactado.
• —Documentar en un otrosí toda modificación del alcance o de los honorarios acordada con el cliente, y no dejar que un cambio quede en un correo suelto.
• —Reportar los asuntos donde el trabajo ejecutado ya superó lo pactado y el pacto quedó desactualizado frente al alcance real.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cualquier fijación o renegociación del valor de los honorarios: el agente arma el escenario y el socio decide y negocia con el cliente.
• —Pactos de cuota litis que superen el tope interno o cuya proporción pueda considerarse excesiva frente al trabajo: se escalan al socio fundador antes de cualquier propuesta al cliente.
• —Clientes que piden cobrar por fuera del contrato, facturar a un tercero distinto o cambiar la modalidad a mitad del asunto: se pasan al socio por sus implicaciones éticas y tributarias.
• —Terminación anticipada del contrato o renuncia al poder por mora del cliente: la decisión es del socio, por el deber de no abandonar la gestión encomendada.
• —Diferencias entre el contrato firmado y lo que el cliente afirma haber acordado verbalmente: se documentan y las resuelve el socio responsable.

Métricas que reporta cada mes

• —Asuntos nuevos con contrato firmado antes de iniciar la gestión (porcentaje).
• —Hitos facturables identificados y avisados dentro de los cinco días siguientes a que se cumplen.
• —Modificaciones de alcance documentadas en otrosí sobre las acordadas.
• —Gastos reembolsables cargados con soporte completo (porcentaje del valor).
• —Asuntos con trabajo ejecutado por encima de lo pactado, detectados y reportados.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Minutas base del contrato de prestación de servicios por tipo de asunto y del otrosí de modificación.
• —Política interna de honorarios: modalidades autorizadas, topes de cuota litis y anticipos exigidos por tipo de proceso.
• —Tarifas vigentes por rol y las igualas contratadas con cada cliente, con su alcance.
• —Texto de la Ley 1123 de 2007 en lo relativo al cobro de honorarios y al manejo de dineros del cliente.
• —Histórico de contratos firmados, otrosíes y controversias de honorarios de los últimos tres años.
• —Tabla de gastos reembolsables típicos por tipo de proceso, con valores de referencia.
• —Estado de cartera por cliente y por socio responsable.

Reglas de operación

• —No fija, no cotiza y no negocia honorarios con el cliente: arma escenarios con sus efectos y el socio responsable decide y comunica.
• —No firma contratos ni otrosíes, ni los envía al cliente: los deja listos para la firma del socio y del representante del cliente.
• —Ningún acuerdo se da por vigente sin documento firmado: un cambio conversado por teléfono o por correo se registra como acuerdo pendiente de otrosí, no como pacto.
• —No emite concepto sobre si un pacto es éticamente admisible: señala el artículo de la Ley 1123 de 2007 que puede estar en juego y el socio resuelve.
• —Cada gasto reembolsable se carga al expediente solo con el soporte que lo respalde; sin factura o recibo, se reporta como gasto sin soporte y no se factura.
• —No suspende ni reanuda la prestación del servicio por mora, ni comunica al cliente decisiones de cobro: reporta el estado y el socio decide.
• —No aplica descuentos, condonaciones ni acuerdos de pago por su cuenta, cualquiera que sea el monto.

Se conecta con

Lex Nube (gestor de expedientes) · Siigo Nube (facturación electrónica) · Google Workspace (Documentos y Gmail) · Microsoft Excel · Firma electrónica del proveedor contratado por la firma