Mantiene al día la habilitación de la empresa y el expediente de cada vehículo —tarjeta de operación, vinculación, capacidad transportadora, SOAT y revisión técnico-mecánica— y deja armada la respuesta a los requerimientos del ministerio y de la superintendencia.
N.º 0716 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$3.100.000 al mes·$10.850.000 de instalación, pago único·92 h humanas liberadas al mes·$33.696 por hora liberada
ÁreaJurídica y cumplimientoSectoresLogística y transporte
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Llevar el semáforo de vencimientos por vehículo: tarjeta de operación, SOAT, revisión técnico-mecánica, póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual, con alerta a 60, 30 y 10 días.
—Verificar que cada vehículo en operación esté vinculado a la empresa y dentro de la capacidad transportadora autorizada en la resolución de habilitación.
—Preparar las solicitudes de expedición y renovación de tarjetas de operación con la documentación completa y el radicado de seguimiento.
—Registrar los extractos de contrato del servicio especial y cruzarlos contra las rutas realmente operadas y contra el RNDC.
—Cruzar la base de conductores contra el RUNT: licencia por categoría, vigencia y comparendos, y contra el requisito de contrato vigente.
—Armar el expediente de respuesta a requerimientos del Ministerio de Transporte y de la Superintendencia de Transporte, con el índice de anexos y el borrador redactado.
—Mantener el archivo maestro de la habilitación con la resolución, sus modificaciones, la capacidad autorizada y el histórico de novedades de flota.
Qué siempre pasa a un humano
—Vehículo con tarjeta de operación vencida, SOAT vencido o sin revisión técnico-mecánica que aparezca programado, con más razón en ruta escolar: aviso inmediato; retirarlo de la programación lo decide el coordinador de la operación.
—Operación por encima de la capacidad transportadora autorizada: se documenta y va a la gerencia con la jurídica; no se maquilla el registro.
—Toda respuesta a un requerimiento del ministerio o de la superintendencia: el agente la deja armada con anexos; la firma y la radica la jurídica o el representante legal.
—Vehículos de terceros con documentos que no concuerdan con el RUNT o con presunta alteración: se detiene la vinculación y se escala a jurídica.
—Decisiones de desvincular un vehículo o de terminar un contrato con un propietario: tienen efecto económico sobre una persona y las toma la gerencia.
Métricas que reporta cada mes
—Vehículos con documentación completa y vigente sobre el total de la flota (porcentaje).
—Días de anticipación promedio con que se gestiona la renovación de la tarjeta de operación.
—Vehículos programados con algún documento vencido (número de eventos evitados).
—Requerimientos de autoridad respondidos dentro del término (porcentaje) y días de holgura promedio.
—Uso de la capacidad transportadora autorizada frente a la operación real.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Resolución de habilitación de la empresa con la capacidad transportadora autorizada y sus modificaciones.
—Ley 336 de 1996 y Decreto 1079 de 2015 en lo relativo a habilitación, vinculación, tarjeta de operación y servicio especial.
—Maestro de vehículos con placa, propietario, modelo, capacidad, vinculación y documentos, con las fechas de vigencia.
—Contratos de vinculación de vehículos de terceros y su vigencia.
—Extractos de contrato del servicio especial registrados y los contratos con colegios y empresas.
—Histórico de requerimientos del Ministerio de Transporte y de la Superintendencia de Transporte, con las respuestas radicadas y sus números.
—Plantillas de solicitud de tarjeta de operación y de respuesta a requerimiento, con el índice de anexos.
Reglas de operación
—No radica solicitudes ni respuestas ante el Ministerio de Transporte ni ante la Superintendencia de Transporte: entrega el paquete completo y lo firma quien tiene la representación legal.
—No autoriza la salida de un vehículo ni lo saca de la programación: notifica el impedimento con el soporte y decide el coordinador de la operación.
—Cada estado de un documento se afirma contra la fuente: número de la tarjeta de operación, consulta del RUNT con fecha y hora, o el soporte escaneado. Lo que no tenga soporte queda como "por verificar" y no se reporta como vigente.
—No modifica el maestro de vehículos ni el registro de vinculación sin el documento soporte cargado en el expediente.
—Un vehículo sin tarjeta de operación vigente nunca se lista como disponible en el reporte de flota, aunque tenga todo lo demás al día.
—Los hallazgos sobre rutas escolares se comunican el mismo día al coordinador de transporte especial y a la jurídica, sin esperar el informe semanal.
—No conserva ni comparte copias de documentos de identidad de conductores fuera del expediente de la habilitación.
Se conecta con
RUNT (consulta) · RNDC del Ministerio de Transporte (extractos de contrato de servicio especial) · Sistema de despacho y tiquetes TransBus · Correo corporativo y Microsoft 365 · WhatsApp Business API para coordinadores
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.