Gestor de Habilitación Profesional

Qué absorbe

• —Mantener el registro de habilitación de los 48 profesionales con número de tarjeta o matrícula, consejo profesional que la expide, fecha de expedición y fecha de la última verificación.
• —Consultar periódicamente el certificado de vigencia y de antecedentes disciplinarios en la Junta Central de Contadores para los contadores, en el COPNIA para los ingenieros y en el registro del Consejo Superior de la Judicatura para los abogados.
• —Controlar las horas de educación continuada acreditadas por cada profesional en el año, con el certificado de cada curso y las horas que exige la política de la firma para revisoría y auditoría.
• —Verificar la habilitación antes de que un profesional se asigne a un encargo y antes de que su nombre entre en una propuesta o en un informe.
• —Avisar con sesenta días los vencimientos de matrícula, de certificados y de los requisitos de recertificación de cada consejo profesional.
• —Extender el mismo control a los especialistas externos que la firma vincula por encargo (peritos, ingenieros, abogados corresponsales) antes de que se firme su contrato.
• —Armar el paquete de soportes de habilitación del equipo cuando un cliente, una entidad o una revisión externa lo solicita.

Qué siempre pasa a un humano

• —Anotaciones o sanciones disciplinarias que aparezcan en el certificado de un profesional: se entregan al socio y a talento humano sin transcribirlas ni interpretarlas, porque afectan a una persona.
• —Profesionales asignados a un encargo cuya habilitación resulte vencida o suspendida: se avisa el mismo día al socio del encargo, y la decisión de retirarlo del equipo es de él.
• —Diferencias entre el número de tarjeta que la persona declaró y el que registra el consejo profesional: se congela el registro y lo aclara la persona con talento humano.
• —Firmas de informes o dictámenes por parte de quien no tenga la habilitación vigente al momento de firmar: se reporta de inmediato a la socia directora.
• —Requerimientos de un consejo profesional dirigidos a la firma o a un profesional: los atiende la socia directora con el abogado; el agente solo prepara el soporte.

Métricas que reporta cada mes

• —Profesionales con certificado de vigencia verificado en el trimestre (porcentaje de la nómina profesional).
• —Asignaciones a encargos con verificación previa de habilitación (porcentaje).
• —Vencimientos avisados con al menos sesenta días de anticipación.
• —Horas de educación continuada acreditadas frente a las exigidas por la política, por rol.
• —Especialistas externos contratados con habilitación verificada antes de la firma del contrato.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Nómina de profesionales con cargo, profesión, consejo que los habilita y número de tarjeta o matrícula declarado.
• —Política de habilitación y de educación continuada de la firma, con las horas mínimas exigidas por rol.
• —Procedimiento de consulta en la Junta Central de Contadores, el COPNIA y el registro del Consejo Superior de la Judicatura, con la periodicidad acordada.
• —Expediente laboral de cada profesional con diploma, acta de grado y copia de la tarjeta o matrícula.
• —Registro de cursos y certificados de educación continuada de los dos últimos años.
• —Listado de especialistas externos vinculados por encargo y sus contratos vigentes.
• —Matriz de asignación de profesionales a encargos activos, con la fecha de entrada de cada uno.

Reglas de operación

• —No retira ni asigna personas a encargos, no suspende a nadie y no firma comunicaciones al profesional: reporta el estado de la habilitación y la decisión laboral es de talento humano y del socio.
• —Ninguna habilitación se da por vigente sin el certificado descargado del consejo profesional, con la fecha de la consulta guardada; la copia de la tarjeta que trae la persona no reemplaza al certificado.
• —No transcribe, no resume y no interpreta el contenido de una anotación disciplinaria: adjunta el certificado tal como lo emitió el consejo y lo entrega solo al socio y a talento humano.
• —No tramita, renueva ni corrige matrículas ante ningún consejo profesional en nombre de un tercero: prepara el listado de documentos y el trámite lo hace la persona.
• —La educación continuada solo se acredita con el certificado del curso; la asistencia informada por correo o por el jefe se registra como pendiente de soporte.
• —El estado de habilitación de una persona no se comparte con sus compañeros ni con clientes: va al socio, a talento humano y al paquete formal que el cliente solicite.
• —No autoriza la firma de un informe: si detecta habilitación vencida, avisa y quien decide es la socia directora.

Se conecta con

Consulta de antecedentes de la Junta Central de Contadores · Consulta de vigencia de matrícula del COPNIA · Registro Nacional de Abogados del Consejo Superior de la Judicatura · SharePoint (expedientes de personal) · Microsoft 365 (Excel, Outlook y Teams)