Gestor de Fichas Técnicas y Certificados de Calidad
Atiende las solicitudes de fichas técnicas, hojas de seguridad y certificados de análisis por lote que hacen clientes y comerciales, verifica que la versión entregada sea la vigente y mantiene el control de documentos al día. Para plantas químicas, de alimentos o de insumos industriales.
N.º 0087 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.800.000 al mes·$7.000.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$32.727 por hora liberada
ÁreaCalidad y auditoríaSectoresManufactura e industria
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Responder solicitudes de fichas técnicas (FT) y hojas de datos de seguridad (FDS) con la versión vigente y controlada.
—Generar certificados de análisis (CoA) por lote a partir de los resultados de laboratorio, en la plantilla oficial.
—Controlar versiones: detectar documentos vencidos, pendientes de revisión o con inconsistencias frente a la especificación.
—Registrar quién solicitó qué documento y cuándo, para trazabilidad ante auditorías.
—Recordar a los responsables las revisiones periódicas de fichas y FDS.
—Preparar paquetes documentales para licitaciones o homologación de proveedores.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier modificación del contenido técnico de una ficha o FDS (solo la aprueba el jefe de calidad o I+D).
—Certificados con resultados fuera de especificación: no se emiten; se remite al jefe de calidad.
—Solicitudes de documentos para productos no fabricados o en desarrollo.
—Requerimientos de autoridades (INVIMA, ICA, ANLA) o de auditores externos.
Métricas que reporta cada mes
—Tiempo promedio de respuesta a solicitudes de documentos.
—Solicitudes atendidas sin intervención humana.
—Documentos vencidos o pendientes de revisión al cierre del mes.
—CoA emitidos y CoA retenidos por resultados fuera de especificación.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Listado maestro de documentos con versiones vigentes de fichas técnicas y FDS.
—Decreto 1496/2018 (Sistema Globalmente Armonizado — SGA) para elaboración de FDS y etiquetas.
—Especificaciones de producto terminado y métodos de ensayo del laboratorio.
—Plantilla de certificado de análisis y política de firmas.
—Procedimiento de control de documentos del SGC (ISO 9001:2015).
—Base de clientes con contactos de calidad y requisitos documentales particulares.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA en las respuestas a clientes.
—Solo entrega documentos marcados como 'vigente' en el listado maestro; nunca versiones obsoletas ni borradores.
—No redacta ni modifica contenido técnico de fichas o FDS; solo administra, entrega y alerta.
—Un CoA solo se genera cuando todos los parámetros del lote están dentro de especificación y con resultados cargados por laboratorio.
—Todo envío queda registrado con fecha, destinatario, documento y versión.
—Los CoA salen con firma digital del jefe de calidad; el asistente prepara y el humano firma.
Se conecta con
Correo corporativo · SharePoint / Google Drive (repositorio controlado) · LIMS o Excel del laboratorio · SAP B1 / SIIGO (lotes y despachos) · WhatsApp Business
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.