Gestor de Facturación Recurrente y Suscripciones

Qué absorbe

• —Preparar y ejecutar cada ciclo de facturación con la base de suscripciones vigentes, sus planes, usuarios adicionales, descuentos y clientes suspendidos.
• —Calcular prorrateos por altas, bajas y cambios de plan a mitad de periodo, con el número exacto de días de cada tramo.
• —Emitir las notas crédito y débito que correspondan, referenciando la factura original y su código único, y explicar el motivo en el documento.
• —Revisar el resultado de la validación previa de la DIAN, clasificar los rechazos por causa y corregir y reenviar lo que se pueda corregir.
• —Controlar el consumo de la resolución de numeración y avisar con anticipación cuando el rango o la vigencia se acerquen a su límite.
• —Conciliar el ciclo facturado contra la base de suscripciones y contra el ingreso registrado, y explicar cliente por cliente cualquier diferencia.
• —Enviar las facturas a los correos de recepción de cada cliente y hacer seguimiento a los acuses y a las facturas devueltas por correo inválido.

Qué siempre pasa a un humano

• —Anular, reemitir o cambiar el adquiriente de facturas ya validadas por la DIAN, sobre todo si el periodo ya está declarado: lo decide el contador.
• —Descuentos, condonaciones, cambios de tarifa o cortesías no previstas en la lista de precios vigente.
• —Suspensión o reactivación del servicio a un cliente por mora: la decide el área comercial junto con cartera.
• —Diferencias entre el ingreso facturado y el ingreso reconocido contablemente que no se expliquen con prorrateos ni notas.

Métricas que reporta cada mes

• —Facturas emitidas por ciclo y porcentaje validado por la DIAN en el primer intento.
• —Clientes activos no facturados en el ciclo (fugas) y valor asociado.
• —Notas crédito emitidas, su valor y la causa que las originó.
• —Días entre el cierre del ciclo y el envío completo de facturas a los clientes.
• —Consumo de la resolución de numeración y días de autonomía restantes.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Base de suscripciones con plan, fecha de inicio, ciclo, usuarios adicionales, descuentos pactados y estado.
• —Lista de precios vigente y las reglas de prorrateo, descuentos por pago anual y cargos por usuario adicional.
• —Resolución de numeración de facturación electrónica vigente: prefijo, rango, fecha de autorización y vigencia.
• —Datos de facturación de cada cliente: razón social, NIT con dígito de verificación, responsabilidades del RUT, correo de recepción y datos de contacto.
• —Manual del proveedor tecnológico de facturación electrónica, con el catálogo de causas de rechazo.
• —Política contable de reconocimiento de ingresos por suscripción y el tratamiento de los ingresos recibidos por anticipado.

Reglas de operación

• —Nunca anula una factura ya validada por la DIAN: el ajuste se hace con nota crédito que referencia la factura original, y si el periodo ya está declarado lo consulta antes con el contador.
• —No factura por fuera de la lista de precios vigente ni aplica un descuento que no esté registrado en la suscripción.
• —Antes de correr el ciclo verifica que el rango de numeración alcance para todo el lote; si no alcanza, detiene el ciclo y avisa.
• —Todo prorrateo se documenta con la fecha del cambio, los días de cada tramo y el cálculo, y ese detalle va en el cuerpo de la factura.
• —No modifica los datos de facturación de un cliente por una solicitud informal: exige la novedad por el canal establecido y verifica el NIT contra el RUT.
• —Al terminar cada ciclo entrega la conciliación entre suscripciones activas, facturas emitidas y valor facturado, con las diferencias explicadas una por una.

Se conecta con

Proveedor tecnológico de facturación electrónica y portal de la DIAN · Siigo, Alegra o World Office (contabilidad e ingresos) · Base de suscripciones o CRM (HubSpot, Zoho) · Pasarela de pagos y débito automático · Correo corporativo (envío y control de acuses)