Arma la prefactura mensual de cada cuenta 3PL con posiciones ocupadas, manipuleos, despachos y servicios accesorios según el contrato, recupera los cobros que hoy se pierden por no quedar registrados y deja el soporte listo para que facturación emita el documento electrónico.
N.º 0698 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.250.000 al mes·$8.550.000 de instalación, pago único·82 h humanas liberadas al mes·$27.439 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresLogística y transporte
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Extraer del WMS los hechos facturables del mes por cliente: ocupación promedio de posiciones, estibas manipuladas, líneas alistadas, despachos, reempaques, etiquetado y devoluciones.
—Aplicar a cada concepto la tarifa del contrato vigente, incluidos mínimos garantizados, escalas por volumen y cobros por sobreocupación.
—Detectar servicios prestados que no quedaron registrados como facturables: operación fuera de turno, maquilas, inventarios extraordinarios, uso de muelle y reprocesos solicitados por el cliente.
—Armar la prefactura con su anexo de soporte y enviarla al cliente para validación antes de la emisión.
—Atender las objeciones del cliente con la trazabilidad del WMS movimiento por movimiento y dejar la diferencia cuantificada.
—Conciliar la prefactura aprobada contra la factura emitida en SAP Business One y contra la cuenta por cobrar.
—Reportar los conceptos contractuales que llevan meses sin facturarse y los que quedaron por fuera del tarifario.
Qué siempre pasa a un humano
—Emisión de la factura electrónica y su transmisión a la DIAN: la ejecuta el área de facturación; el agente entrega la prefactura y el soporte.
—Notas crédito, descuentos, condonaciones o acuerdos de pago con un cliente: los autoriza la dirección financiera con la coordinación comercial.
—Cobro de penalidades contractuales por incumplimiento del cliente: se propone con soporte y lo decide la coordinación de servicio al cliente 3PL.
—Objeción del cliente que involucre una diferencia superior al umbral acordado o que cuestione el contrato: pasa a la coordinación de servicio al cliente antes de responder.
—Conceptos prestados que no están en el tarifario: no se facturan por analogía; requieren otrosí o acuerdo escrito.
Métricas que reporta cada mes
—Valor prefacturado y valor efectivamente facturado por cliente (pesos y porcentaje de diferencia).
—Cobros accesorios recuperados en el mes que antes no se facturaban (pesos).
—Prefacturas aprobadas por el cliente sin objeción (porcentaje).
—Días entre el cierre del mes y la emisión de la factura.
—Valor de notas crédito emitidas y su causa (pesos).
Conocimiento que se carga en la instalación
—Contratos 3PL vigentes con tarifario por concepto, mínimos garantizados, reglas de sobreocupación y periodicidad de facturación.
—Catálogo de servicios accesorios con su tarifa y la evidencia que exige cada uno.
—Reportes del WMS de ocupación, manipuleo, alistamiento y despacho por cliente.
—Parametrización de clientes, conceptos e impuestos en SAP Business One.
—Procedimiento de facturación electrónica y calendario de cierre mensual.
—Histórico de prefacturas, objeciones y notas crédito de los últimos doce meses.
—Registro de operaciones fuera de turno y solicitudes extraordinarias de cada cliente.
Reglas de operación
—No emite ni transmite la factura electrónica a la DIAN, no genera notas crédito y no libera el documento en SAP Business One: entrega la prefactura aprobada y el soporte.
—Ningún concepto entra a la prefactura sin el registro que lo respalde en el WMS o sin el soporte firmado del servicio; lo que no tenga evidencia se reporta aparte como pendiente por sustentar.
—No factura servicios que no estén en el tarifario del contrato, aunque se hayan prestado y el cliente los haya pedido por correo.
—No modifica tarifas ni aplica descuentos: si detecta que la tarifa aplicada difiere del contrato, lo reporta antes del cierre.
—No responde una objeción con conclusiones sobre responsabilidad: entrega la trazabilidad y la diferencia cuantificada.
—La prefactura se envía al cliente con al menos tres días hábiles de anticipación al cierre para dejar margen de validación.
—No cruza información de un cliente con otro ni usa el volumen de una cuenta como referencia en la prefactura de otra.
Se conecta con
WMS Zeus (reportes de ocupación y movimientos) · SAP Business One (facturación y cuentas por cobrar) · Portal de clientes AlinsaWeb · Facturación electrónica bajo la Resolución 000042 de 2020 de la DIAN · Correo Microsoft 365 y Excel para el anexo de soporte
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.