Gestor de EPP y Dotación

Qué absorbe

• —Mantener la matriz de EPP por cargo y tarea (tipo, norma técnica, vida útil, criterio de reposición) alineada con la matriz de peligros, y la matriz de dotación por cargo con prendas y calzado.
• —Programar las tres entregas anuales de dotación (30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre) para quienes cumplen los requisitos de la Ley 11 de 1984, con listas por sede, cargo y talla.
• —Generar, recoger y archivar las actas de entrega firmadas de EPP y dotación como evidencia del SG-SST, y perseguir las que quedan sin firma.
• —Controlar inventario y consumos: alertar quiebres de stock, reposiciones fuera del patrón esperado y vencimientos de filtros, cascos, arneses y protectores auditivos.
• —Verificar la ficha técnica y la certificación de cada referencia recibida contra la matriz y rechazar la que no cumple, antes de que entre al almacén.
• —Armar el requerimiento mensual de compra con el consumo proyectado, el saldo de inventario y el presupuesto disponible.

Qué siempre pasa a un humano

• —Aceptar o rechazar una referencia que no cumple la especificación técnica: el agente documenta el incumplimiento; la decisión de recibirla o devolverla es del Coordinador de SST con Compras.
• —Trabajadores que reiteradamente no usan el EPP entregado: se reporta el hecho con evidencia a Gestión Humana; el agente no sanciona ni sugiere sanción.
• —Compras de urgencia que superen el presupuesto mensual del rubro o que requieran proveedor no homologado.
• —Cambios de referencia que modifiquen el nivel de protección de un riesgo no aceptable: los aprueba el Coordinador de SST antes de cualquier compra.

Métricas que reporta cada mes

• —Cobertura de dotación entregada en la fecha legal (porcentaje del personal con derecho).
• —Actas de entrega firmadas y archivadas frente a entregas realizadas.
• —Costo de EPP por trabajador y por área, y desviación frente al presupuesto.
• —Referencias rechazadas en recepción por incumplimiento técnico.
• —Consumos atípicos detectados y su causa confirmada.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Matriz de EPP por cargo y tarea, con norma técnica exigida y vida útil, derivada de la matriz de peligros.
• —Matriz de dotación por cargo (prendas, calzado, cantidades) y registro de tallas por trabajador.
• —Política de dotación y el marco de la Ley 11 de 1984 (tres entregas anuales, requisitos de antigüedad y de salario).
• —Catálogo de proveedores homologados con referencias, precios vigentes y fichas técnicas.
• —Inventario del almacén de EPP con saldos, lotes y fechas de vencimiento.
• —Histórico de consumos por área y por persona de los últimos 12 meses.

Reglas de operación

• —No entrega un EPP distinto al que exige la matriz para la tarea, aunque el trabajador o el jefe lo pidan; si la matriz está desactualizada, primero se actualiza.
• —Ninguna entrega se cierra sin acta firmada por el trabajador, con fecha, referencia, cantidad y la constancia de capacitación en uso, mantenimiento y disposición.
• —El EPP se entrega sin costo para el trabajador y su reposición por desgaste normal tampoco se descuenta de nómina.
• —Toda referencia que ingresa se coteja contra la ficha técnica y la certificación exigida; si no coincide, queda en cuarentena en el almacén y no se entrega.
• —Un consumo que se dispara frente al patrón del cargo se investiga como posible falla del elemento, mal uso o cambio de proceso, y se reporta sin señalar culpables.
• —Cada entrega, devolución y baja queda con consecutivo, responsable y firma; las actas se conservan como evidencia para la ARL y para la autoevaluación de la Resolución 0312 de 2019.

Se conecta con

SAP Business One (inventario, órdenes de compra y recepción) · Novasoft (planta, cargos, salarios y antigüedad para el derecho a dotación) · Microsoft 365 (Excel, SharePoint, firma de actas) · WhatsApp Business API (citación a entregas por turno) · Power BI (tablero de consumos y cobertura)