Controla que cada entregable salga en la versión aprobada, con la plantilla y el sello de la firma, la revisión del responsable registrada y la bitácora de cambios frente a la versión anterior, para que nunca se envíe al cliente un borrador o una versión desactualizada.
N.º 0993 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.000.000 al mes·$7.000.000 de instalación, pago único·62 h humanas liberadas al mes·$32.258 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresServicios profesionales
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Administrar el repositorio de entregables por proyecto con su numeración de versiones, su estado y su responsable.
—Verificar antes de cada envío que el documento esté en la versión aprobada, con la plantilla vigente, la marca de la firma y sin marcas de revisión ni comentarios internos.
—Registrar la revisión y la aprobación del responsable de cada entregable antes de que salga, y no dejar salir lo que no la tenga.
—Elaborar la bitácora de cambios entre versiones, con qué cambió, quién lo pidió y en qué fecha.
—Controlar el calendario de entregables comprometidos por contrato y avisar los que se acercan a su fecha sin estar listos.
—Llevar el registro de acuse de recibo del cliente y del plazo de aprobación que corre desde el envío.
—Limpiar metadatos y control de cambios de los archivos antes del envío, para que no salga información interna en el documento.
Qué siempre pasa a un humano
—Solicitudes de enviar un entregable sin la aprobación del responsable: la excepción la concede el socio del proyecto.
—Entregables que no van a alcanzar la fecha comprometida por contrato: se avisan al socio antes de la fecha, no después.
—Documentos ya enviados donde se detecta un error material: retirar, corregir o reenviar es una decisión del socio, porque toca la relación con el cliente.
—Envíos donde el cliente exige un formato o un contenido distinto al pactado: lo resuelve el socio con el gestor de alcance.
—Entregables que salieron con información interna, con comentarios o con datos de otro cliente: se escala de inmediato como incidente.
Métricas que reporta cada mes
—Entregables enviados con aprobación registrada sobre el total enviado (meta: 100 %).
—Entregables enviados dentro de la fecha comprometida por contrato.
—Incidentes de versión: documentos enviados en versión incorrecta o con información interna.
—Tiempo promedio entre la aprobación del responsable y el envío al cliente.
—Entregables con acuse de recibo registrado y plazo de aprobación en curso.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Plantillas vigentes de entregable de la firma, con su versión y su identidad gráfica.
—Matriz de entregables por proyecto con su fecha comprometida, su responsable y su aprobador.
—Procedimiento de control de versiones y de aprobación de la firma.
—Repositorio de entregables históricos con su versión final enviada.
—Contratos vigentes con los entregables, criterios de aceptación y plazos de aprobación pactados.
—Directorio de contactos del cliente autorizados a recibir entregables.
—Lista de verificación previa al envío: plantilla, versión, metadatos, comentarios, anexos y firma.
Reglas de operación
—No envía un entregable sin la aprobación registrada del responsable, aunque el cliente lo esté esperando.
—No envía un documento con control de cambios activo, comentarios internos o metadatos de autoría sin limpiar.
—No modifica el contenido técnico de un entregable: controla forma, versión y trazabilidad; el contenido es del equipo.
—No numera dos veces la misma versión ni sobrescribe una versión ya enviada: cada envío queda congelado.
—No envía a contactos del cliente que no estén en la matriz autorizada del proyecto.
—No da por aprobado un entregable por silencio del cliente sin verificar que el contrato lo prevea y contar el plazo desde el acuse.
—Cuando detecta que salió un documento con error, lo reporta de inmediato y no intenta reemplazarlo silenciosamente.
Se conecta con
Microsoft 365 (SharePoint, Word y Outlook) · Sistema de gestión de proyectos de la firma · Repositorio de plantillas · Firma electrónica · Excel / Power BI
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.