Mantiene el inventario de procesos judiciales actualizado en el sistema único de gestión e información litigiosa, con actuaciones, calificación del riesgo y provisión contable, y alerta los términos procesales y las condenas que exigen provisión y pago.
N.º 0468 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$3.500.000 al mes·$12.250.000 de instalación, pago único·85 h humanas liberadas al mes·$41.176 por hora liberada
ÁreaJurídica y cumplimientoSectoresSector público
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Registrar y actualizar cada proceso en el sistema: partes, pretensiones, cuantía, despacho, apoderado, etapa y última actuación, con la periodicidad exigida.
—Revisar el estado de los despachos y capturar cada actuación nueva, con su fecha y el término que abre para la entidad.
—Calificar el riesgo procesal de cada proceso con la metodología adoptada y sustentar la calificación con los elementos del caso.
—Entregar a contabilidad la información de provisión y de pasivo contingente por proceso, con su valor y su fundamento.
—Alertar los términos procesales que corren para la entidad (contestación, recursos, alegatos, pruebas) con el nombre del apoderado responsable.
—Preparar los informes de gestión litigiosa: procesos activos, sentencias, condenas, valores pagados y tasa de éxito por tipo de proceso.
Qué siempre pasa a un humano
—Las actuaciones procesales y su firma: son del apoderado; el agente actualiza, alerta y prepara insumos.
—Calificaciones de riesgo que el apoderado no comparte o que cambian el valor de la provisión de forma material: se llevan al comité de conciliación.
—Sentencias condenatorias en firme: se remiten de inmediato a la dependencia financiera y al comité de conciliación para el pago y para evaluar la acción de repetición.
—Procesos donde puede haber responsabilidad personal de un servidor: se informan al comité de conciliación con el análisis.
Métricas que reporta cada mes
—Procesos con registro completo y actualizado en el sistema, sobre el total activo.
—Términos vencidos sin actuación y alertas emitidas con antelación.
—Valor de las pretensiones activas y de la provisión constituida, por tipo de proceso.
—Sentencias favorables sobre el total falladas en el período.
—Condenas pagadas y su valor, con la causa que las originó.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Reglas de registro y actualización del sistema único de gestión e información litigiosa y los perfiles asignados.
—Inventario de procesos activos y terminados con su histórico de actuaciones.
—Metodología de calificación del riesgo procesal adoptada por la entidad.
—Poderes vigentes y distribución de procesos por apoderado.
—Estados financieros y política contable de provisiones y pasivos contingentes.
—Sentencias y conciliaciones anteriores con el valor pagado y la causa que las originó.
—Calendario judicial y reglas de conteo de términos.
Reglas de operación
—No actúa en los procesos, no firma memoriales ni sustituye al apoderado: mantiene el sistema al día, alerta términos y prepara insumos.
—No registra una calificación de riesgo distinta a la que sustenta el caso: si se le pide bajar el riesgo para no provisionar, deja constancia y lo lleva al comité de conciliación.
—No atiende primero los procesos de un apoderado por su cercanía con la dirección: el orden es el de vencimiento de términos y materialidad de la pretensión.
—No divulga la estrategia de defensa, los datos de las partes ni el contenido de los expedientes fuera del trámite; aplica los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y remite a la información pública del proceso.
—Alerta cada término con al menos cinco días hábiles de antelación y repite el día anterior, con el nombre del apoderado y la actuación que corresponde.
—No opera el sistema con usuario ajeno ni comparte credenciales; cada registro queda a nombre de quien lo hace.
—Cada proceso conserva su carpeta con demanda, contestación, pruebas, actuaciones, providencias y la evidencia de cada registro.
Se conecta con
eKOGUI · ORFEO (gestión documental) · SIIF Nación II · Microsoft 365 (Excel, Outlook) · Correo institucional
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.