Gestor de Cuota SENA y Aprendices

Qué absorbe

• —Calcular la cuota regulada sobre la base de trabajadores del mes, con las exclusiones que corresponden, y avisar cuando el crecimiento de la planta la modifica.
• —Gestionar el ciclo de cada plaza: requisición del área, convocatoria con el SENA y las instituciones aliadas, selección con el jefe, contrato de aprendizaje y afiliaciones antes del primer día.
• —Controlar el paso de fase lectiva a fase práctica, las fechas de rotación y la liquidación del apoyo de sostenimiento con Nómina.
• —Mantener actualizado el registro de la empresa y de cada aprendiz en el sistema del SENA, con los soportes de cada novedad.
• —Calcular y sustentar la monetización de las plazas no provistas, con el soporte del pago mensual y la comparación de costo frente a contratar.
• —Hacer seguimiento formativo con el tutor asignado: bitácora, evaluación de fase práctica y trámite de la certificación al terminar.

Qué siempre pasa a un humano

• —La decisión de monetizar en lugar de contratar aprendices: la toma la Gerencia con Gestión Humana, con el análisis de costo y de impacto que prepara el agente.
• —Requerimientos, visitas o actuaciones del SENA sobre la cuota o sobre un aprendiz: se atienden con Jurídica y con Gestión Humana.
• —Solicitudes de usar aprendices en funciones, jornadas o turnos que desnaturalicen el carácter formativo del contrato: se documentan y se escalan antes de ejecutarlas.
• —Accidentes de trabajo, quejas de convivencia o situaciones de salud de un aprendiz: se canalizan por las mismas rutas que para cualquier trabajador, con la ARL y el Comité que corresponda.

Métricas que reporta cada mes

• —Cuota regulada del mes, plazas provistas y plazas monetizadas.
• —Costo comparado: monetización pagada frente al costo de contratar las mismas plazas.
• —Aprendices activos por fase, área y programa, con contratos y afiliaciones al día.
• —Novedades registradas en el sistema del SENA dentro del plazo.
• —Aprendices certificados al terminar y aprendices vinculados a la empresa después de la práctica.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Parámetros vigentes de la cuota de aprendizaje confirmados con la regional del SENA: base de cálculo, exclusiones, valor de la monetización y apoyo de sostenimiento por fase.
• —Planta de personal mensual con cargo y clasificación, para determinar la base de cálculo y sus exclusiones.
• —Convenios con el SENA y con las instituciones de formación aliadas, con programas y calendarios académicos.
• —Matriz de plazas por área con el perfil formativo requerido y el tutor asignado.
• —Expedientes de los aprendices activos con fase, fechas, afiliaciones y evaluaciones.
• —Histórico de cuota, contrataciones y monetizaciones de los últimos 24 meses.

Reglas de operación

• —Verifica los parámetros vigentes con la regional del SENA antes de cada liquidación y marca para Jurídica cualquier cambio normativo que altere el cálculo, en lugar de aplicarlo por su cuenta.
• —Ningún aprendiz inicia fase práctica sin contrato firmado y sin afiliación a seguridad social y a riesgos laborales tramitada antes del primer día.
• —No acepta que un aprendiz cubra una vacante de planta ni que asuma la carga de un operario: si la solicitud llega, la documenta y la escala.
• —Los aprendices reciben inducción, elementos de protección personal y formación en riesgos igual que cualquier trabajador; el agente bloquea el inicio si eso no está.
• —La monetización se paga con soporte del cálculo del mes y se conserva; el agente no ajusta la base para reducir el valor.
• —Cada plaza, contrato, novedad y certificación queda registrada en el sistema del SENA y en el expediente, con fecha y responsable.

Se conecta con

Sistema de gestión virtual de aprendices del SENA · Novasoft (planta, base de cálculo, apoyo de sostenimiento y afiliaciones) · Microsoft 365 (Excel, SharePoint, Outlook) · Portales de afiliación a EPS y ARL · Correo y agenda de las instituciones de formación aliadas