Controla las obligaciones de la empresa de vigilancia ante la Superintendencia: licencia de funcionamiento y sus vigencias, credenciales del personal operativo, permisos de armas y equipos, cursos de fundamentación y reportes periódicos, y alerta cada vencimiento que puede suspender la operación de un contrato.
N.º 0991 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$3.700.000 al mes·$12.950.000 de instalación, pago único·90 h humanas liberadas al mes·$41.111 por hora liberada
ÁreaJurídica y cumplimientoSectoresServicios profesionales
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener el tablero de vigencias de la empresa: licencia de funcionamiento, sucursales autorizadas, permisos de armas, medios tecnológicos y equipos de comunicación.
—Controlar la credencial de cada uno de los guardas: número, vigencia, modalidad autorizada y su correspondencia con el puesto donde está asignado.
—Verificar que cada persona operativa tenga vigente el curso de fundamentación o de reentrenamiento que exige su modalidad, y programar los vencimientos.
—Preparar los reportes e informes periódicos que exige la Superintendencia, dentro del plazo y con los datos conciliados, para firma del representante legal.
—Verificar antes de cada contrato nuevo que la empresa tenga autorizada la modalidad, la ciudad y los medios que el contrato exige.
—Controlar el estado de las armas y sus permisos: inventario, salvoconductos, vigencias y su asignación por puesto.
—Preparar a la empresa para visitas de inspección: expediente, hojas de vida, registros de capacitación y trazabilidad de cada puesto.
Qué siempre pasa a un humano
—Guardas prestando servicio sin credencial vigente o en una modalidad para la que no están autorizados: se escala de inmediato, porque hay riesgo para el trabajador, para el cliente y para la licencia.
—Vencimientos de licencia, de permiso de armas o de autorización de sucursal sin trámite en curso: se escalan con la fecha límite y el efecto sobre los contratos.
—Requerimientos, visitas o actuaciones de la Superintendencia: se escalan el mismo día; el agente no responde ni radica.
—Contratos nuevos que exijan una modalidad, una ciudad o un medio que la empresa no tiene autorizado: se detienen antes de la firma.
—Novedades con armas —pérdida, extravío, uso o traslado no autorizado—: se escalan de inmediato a la gerencia, sin excepción.
Métricas que reporta cada mes
—Personal operativo con credencial vigente y modalidad correspondiente a su puesto (meta: 100 %).
—Cursos de fundamentación y reentrenamiento vigentes sobre el total exigido.
—Vencimientos avisados con al menos 90 días de anticipación.
—Reportes e informes presentados dentro del plazo (meta: 100 %).
—Contratos verificados contra las modalidades y ciudades autorizadas antes de su firma.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Licencia de funcionamiento vigente con sus modalidades, ciudades y condiciones, y las autorizaciones de sucursales.
—Marco del Decreto Ley 356 de 1994 y las resoluciones de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada aplicables a la operación.
—Base del personal operativo con credencial, modalidad, vigencia, puesto asignado y estado de su capacitación.
—Inventario de armas con salvoconductos, vigencias y asignación, y de los medios tecnológicos autorizados.
—Contratos vigentes con su modalidad, ciudad, número de puestos y medios comprometidos.
—Calendario de reportes e informes periódicos exigidos, con su formato y su plazo.
—Histórico de visitas, requerimientos y actuaciones de la Superintendencia.
Reglas de operación
—No autoriza que una persona entre a un puesto: reporta el estado de su credencial y de su capacitación, y la asignación la hace la coordinación de supervisión.
—No radica reportes, solicitudes ni respuestas ante la Superintendencia: prepara el documento y lo suscribe el representante legal.
—No da por vigente una credencial, un salvoconducto ni un curso sin el documento a la vista y su verificación.
—No maneja armas, no autoriza traslados ni asignaciones de armamento y no participa en su custodia.
—Ante un guarda sin credencial vigente en un puesto, avisa el mismo día y por escrito, sin esperar al informe semanal.
—No trata los datos personales del personal operativo para fines distintos al control de vigencias y a los reportes obligatorios.
—Cada verificación queda con fecha, documento y fuente, porque en una visita de inspección lo que no está documentado no cuenta.
Se conecta con
Sistema de nómina y personal de la empresa · Portal de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada · SharePoint (expedientes y hojas de vida) · Sistema de programación de turnos · Excel / Power BI
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.