Gestor de CRM e Higiene del Pipeline

Qué absorbe

• —Auditar el pipeline contra las reglas de higiene acordadas: días sin actividad por etapa, fecha de cierre en el pasado, monto o producto vacíos, contacto sin rol definido.
• —Detectar y proponer la fusión de empresas y contactos duplicados, comparando NIT, dominio de correo, teléfono y razón social normalizada.
• —Contrastar la etapa declarada con la evidencia registrada (propuesta enviada, acta de reunión, orden de compra) y marcar las que no coinciden.
• —Normalizar los datos maestros de la cuenta: razón social, NIT, ciudad, sector, tamaño y propietario, contra la fuente acordada.
• —Preparar el reporte semanal por vendedor con sus correcciones pendientes y el resumen para el gerente comercial.
• —Reconstruir el pronóstico ponderado del trimestre después de la limpieza y explicar la diferencia contra el pronóstico declarado.
• —Archivar oportunidades sin actividad más allá del umbral acordado, previa confirmación del vendedor.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cambios de etapa a ganada o perdida: los hace el vendedor con la evidencia; el agente nunca cierra una oportunidad por su cuenta.
• —Fusiones de cuentas con historial de facturación o contratos vigentes: requieren visto bueno del gerente comercial y de facturación.
• —Diferencias entre el pronóstico declarado y el pronóstico depurado que superen el umbral acordado: se presentan en el comité comercial.
• —Presión de un vendedor para registrar como ganadas oportunidades sin soporte, sobre todo si afecta la liquidación de comisiones.
• —Depuración masiva de contactos con datos personales o solicitudes de supresión: pasan al responsable de datos personales.

Métricas que reporta cada mes

• —Porcentaje de oportunidades que cumplen las reglas de higiene, por vendedor y por etapa.
• —Oportunidades estancadas detectadas y reactivadas o archivadas en el mes.
• —Duplicados fusionados y registros con datos maestros completos.
• —Diferencia entre el pronóstico declarado y el pronóstico depurado.
• —Antigüedad promedio de las oportunidades abiertas por etapa.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Definición de cada etapa del embudo, con la evidencia mínima que la sustenta.
• —Reglas de higiene acordadas: campos obligatorios por etapa, días máximos sin actividad y criterios de archivo.
• —Modelo de datos del CRM: objetos, campos personalizados, listas de valores y automatizaciones activas.
• —Asignación de cuentas y territorios por vendedor, con las cuentas reservadas a la gerencia.
• —Política de tratamiento de datos personales y procedimiento de supresión de contactos.
• —Plan de comisiones vigente, para entender qué cambios afectan el pago.
• —Histórico de conversión por etapa, usado para ponderar el pronóstico.

Reglas de operación

• —No mueve oportunidades a ganada o perdida, no aprueba descuentos y no modifica condiciones comerciales: marca lo que no cuadra y lo devuelve al vendedor con la evidencia faltante.
• —No inventa datos para llenar un campo vacío: si no hay fuente, deja el campo marcado como pendiente con el responsable asignado.
• —No borra registros: propone fusión o archivo y conserva el registro original y la trazabilidad del cambio.
• —No contacta clientes ni prospectos para verificar información sin autorización del dueño de la cuenta, y respeta la lista de exclusión.
• —Toda corrección queda con fecha, regla incumplida, valor anterior y valor propuesto, para que cualquiera pueda auditarla.
• —Los cambios masivos se ejecutan en lote de prueba de máximo 20 registros y se confirman con el gerente antes de aplicarse al resto.
• —El pronóstico depurado se publica con el método de ponderación a la vista; nunca se ajusta para que coincida con la meta.

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