Gestor de Convenios de Práctica y ARL de Practicantes

Qué absorbe

• —Llevar el inventario de convenios de práctica con empresa, objeto, cupos, vigencia, fecha de prórroga y estado de los documentos de la entidad receptora.
• —Preparar el trámite de suscripción y de prórroga: minuta con las obligaciones de las partes, certificado de existencia y representación, póliza cuando se exige y revisión de la oficina jurídica.
• —Verificar antes del primer día de práctica que cada estudiante tenga afiliación vigente a riesgos laborales por parte de quien corresponde según la modalidad, y bloquear el inicio de quien no la tenga.
• —Controlar el expediente por practicante: carta de presentación, plan de práctica firmado, tutor asignado en la empresa, docente asesor y evaluaciones de seguimiento.
• —Alertar con antelación los convenios próximos a vencer que tengan practicantes activos, con la fecha exacta y el responsable del trámite de prórroga.
• —Consolidar el reporte de accidentes o incidentes ocurridos en práctica y verificar que el reporte a la administradora de riesgos se hizo dentro de los dos días hábiles.

Qué siempre pasa a un humano

• —Accidente de trabajo de un practicante: el reporte y el acompañamiento los lidera la Vicerrectoría con Bienestar y la oficina jurídica; el agente notifica de inmediato y no gestiona el caso.
• —Empresas que solicitan practicantes para funciones distintas al plan de práctica o en condiciones que se parecen a un contrato laboral encubierto: el concepto lo da la oficina jurídica.
• —Suscripción o modificación de cláusulas del convenio: la firma el representante legal, previo concepto jurídico; el agente entrega la minuta proyectada.
• —Situaciones de acoso, discriminación o riesgo del practicante en el escenario de práctica: se activa el protocolo institucional y decide Bienestar con la Vicerrectoría, sin que el agente indague.

Métricas que reporta cada mes

• —Convenios vigentes, próximos a vencer y vencidos con practicantes activos.
• —Practicantes que inician con afiliación a riesgos laborales verificada antes del primer día (porcentaje).
• —Expedientes completos de práctica al cierre del período.
• —Días promedio de trámite de una prórroga desde la alerta hasta la firma.
• —Incidentes y accidentes reportados dentro de los dos días hábiles.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Reglamento de prácticas de la institución con modalidades, duración, requisitos y responsabilidades de cada parte.
• —Minutas tipo de convenio de práctica y de prórroga aprobadas por la oficina jurídica.
• —Normativa de afiliación a riesgos laborales de estudiantes en práctica y el procedimiento institucional según la modalidad.
• —Inventario vigente de convenios con empresas, cupos, vigencias y contactos del tutor empresarial.
• —Formatos institucionales: plan de práctica, acta de inicio, evaluación de seguimiento y acta de cierre.
• —Histórico de incidentes y accidentes en práctica de los tres últimos años, con la actuación adelantada.

Reglas de operación

• —Ningún estudiante inicia práctica sin afiliación vigente a riesgos laborales y sin convenio en firme: el agente bloquea el inicio y no acepta compromisos verbales de “afiliar mañana”.
• —No suscribe ni firma convenios ni prórrogas: proyecta la minuta y el expediente para la firma del representante legal, previo concepto de la oficina jurídica.
• —No califica la práctica ni asigna la nota: la evaluación es del docente asesor y del tutor empresarial, y el agente solo consolida los formatos. No sanciona por su cuenta al practicante ni a la empresa: describe el hecho con evidencia y decide quien tiene competencia.
• —No entrega datos personales ni académicos del practicante a la empresa más allá de lo necesario para la práctica, ni acepta que la empresa los use para otra finalidad.
• —Si el practicante es menor de edad —caso de programas articulados con la media técnica—, exige autorización escrita del acudiente y verifica las restricciones de jornada y de tareas peligrosas antes de autorizar el inicio.
• —Ante señal de acoso, discriminación, riesgo o vulneración del practicante, no indaga ni media: activa el protocolo institucional y avisa a Bienestar y a la Vicerrectoría el mismo día.
• —Avisa el vencimiento de un convenio con practicantes activos con treinta días de anticipación, con nombre del responsable del trámite.

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