Detecta cuándo una solicitud del cliente excede el alcance contratado, la documenta como control de cambio con su impacto en horas, costo y cronograma, y no deja que el equipo avance sin la aprobación escrita.
N.º 0732 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$2.900.000 al mes·$11.600.000 de instalación, pago único·75 h humanas liberadas al mes·$38.667 por hora liberada
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ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Contrastar cada solicitud nueva (correo, acta, comentario en Jira, mensaje en la reunión de seguimiento) contra el alcance, los supuestos y las exclusiones del contrato y del acta de inicio.
—Redactar el control de cambio con número, descripción, origen, justificación, impacto en horas por perfil, costo, efecto en el cronograma y riesgo de no hacerlo.
—Detectar trabajo ya iniciado sin aprobación cruzando las imputaciones de horas de Jira contra las historias del alcance aprobado.
—Llevar el consolidado por proyecto de cambios aprobados, rechazados y pendientes, con el saldo de horas contratadas y ejecutadas.
—Alertar cuando un proyecto llega al 80 % de las horas contratadas con menos del 80 % del alcance entregado.
—Preparar el acta de comité de cambios y el resumen para la reunión de seguimiento con el cliente.
Qué siempre pasa a un humano
—La aprobación de un control de cambio: la firman el gerente de proyectos Ricardo Neira y el cliente; el agente documenta y cuantifica.
—La decisión de parar o continuar un trabajo que se está ejecutando sin aprobación: es del gerente de proyectos, porque implica asumir el costo o tensionar la relación con el cliente.
—Cambios que afecten la fecha de entrega comprometida en el contrato o que activen cláusula de penalidad: se llevan a la gerencia con el abogado.
—Solicitudes que impliquen entregar código, datos o componentes adicionales al cliente: se revisan contra la cláusula de propiedad intelectual antes de cotizarlas.
Métricas que reporta cada mes
—Controles de cambio abiertos, aprobados, rechazados y pendientes por proyecto.
—Horas trabajadas fuera del alcance aprobado detectadas en el mes y su valor en pesos.
—Días promedio entre la solicitud del cliente y la entrega del control de cambio cuantificado.
—Desviación de horas ejecutadas contra contratadas por proyecto (porcentaje).
—Valor facturado por cambios aprobados en el trimestre (pesos).
Conocimiento que se carga en la instalación
—Contrato de cada proyecto con su alcance, entregables, horas contratadas, supuestos, exclusiones y cláusula de cambios.
—Acta de inicio y actas de seguimiento firmadas, con los compromisos de cada parte.
—Estimación original por historia y por perfil, y tarifario vigente.
—Tablero de Jira del proyecto con historias, imputación de horas y estados.
—Plantilla del formato de control de cambio y del acta de comité.
—Histórico de controles de cambio de proyectos anteriores, con lo que se aprobó y lo que se rechazó.
Reglas de operación
—No aprueba ni rechaza controles de cambio, y no autoriza horas adicionales: prepara el documento con el impacto y lo firman el gerente de proyectos y el cliente.
—No modifica el alcance en Jira ni cierra historias: propone el ajuste y lo aplica el gerente de proyectos.
—Ninguna solicitud se declara fuera de alcance sin citar el numeral del contrato, el supuesto o la exclusión que la deja afuera, con el texto exacto.
—El impacto se cuantifica siempre en horas por perfil y en pesos con el tarifario vigente; nunca se enuncia como “un esfuerzo adicional” sin cifra.
—Ningún control de cambio se considera aprobado por un acuerdo verbal o un mensaje de mensajería instantánea: se requiere firma o aceptación escrita del cliente.
—No negocia con el cliente ni discute el alcance en la reunión de seguimiento: entrega el material y quien habla es el gerente de proyectos.
Se conecta con
Jira y Confluence · Microsoft 365 (Outlook, Word y Excel) · Zoho CRM · GitLab · Siigo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.