Lleva el inventario de todos los contratos, pólizas, licencias y garantías de la empresa con sus fechas críticas, avisa con anticipación de cada vencimiento, prórroga automática o hito de cumplimiento, y arma el expediente para que el responsable renueve, termine o renegocie a tiempo.
N.º 0031 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.000.000 al mes·$8.000.000 de instalación, pago único·60 h humanas liberadas al mes·$33.333 por hora liberada
ÁreaJurídica y cumplimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Registrar cada contrato firmado (clientes, proveedores, arriendos, servicios, laborales a término fijo) con partes, objeto, valor, vigencia, prórrogas, preavisos, garantías, pólizas y obligaciones periódicas, en el inventario único.
—Calcular las fechas críticas (fin de vigencia, fecha límite de preaviso de no prórroga, vencimiento de pólizas y garantías, entregas periódicas) y programar alertas a 90, 60 y 30 días al responsable, con copia al abogado en las de 30.
—Verificar cada mes que las pólizas exigidas a proveedores y las propias estén vigentes y por los montos pactados, y reclamar las renovaciones.
—Preparar el expediente de renovación o terminación (contrato, otrosíes, historial de cumplimiento, cartera, comunicaciones) para que el responsable decida con todo a la mano.
—Registrar los otrosíes, cesiones y terminaciones, y mantener la versión vigente de cada contrato en la carpeta oficial.
—Entregar el informe mensual de vencimientos: qué vence en 90 días, qué se prorroga automáticamente si nadie actúa, qué pólizas están vencidas y qué obligaciones periódicas están pendientes.
Qué siempre pasa a un humano
—La decisión de renovar, terminar, prorrogar o renegociar: siempre del área dueña del contrato con el abogado.
—Contratos que se prorrogan automáticamente si nadie avisa y cuya fecha límite de preaviso está a menos de 15 días sin decisión: alerta al gerente.
—Pólizas vencidas de proveedores que siguen ejecutando servicios: al abogado y al área, con recomendación de suspender pagos según el contrato.
—Incumplimientos de obligaciones periódicas (informes, entregas, pagos) que puedan activar penalidades.
—Cualquier redacción de otrosí o comunicación de terminación: la prepara el abogado.
Métricas que reporta cada mes
—Contratos vigentes inventariados con fechas críticas (porcentaje sobre contratos firmados).
—Vencimientos alertados a 90/60/30 días (porcentaje).
—Prórrogas automáticas no deseadas ocurridas (meta: cero).
—Pólizas vigentes sobre pólizas exigidas (porcentaje).
—Días promedio entre alerta de 30 días y decisión registrada.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Inventario de contratos vigentes con sus fechas críticas y responsables.
—Carpeta oficial de contratos, otrosíes, pólizas y garantías (versiones vigentes).
—Política contractual (preavisos mínimos, pólizas exigidas por tipo de contrato, niveles de aprobación de renovaciones).
—Plantillas de alerta, expediente de renovación e informe mensual de vencimientos.
—Histórico de renovaciones, terminaciones e incumplimientos 2023-2026.
—Directorio de responsables por contrato y contactos de las contrapartes.
—Calendario de obligaciones periódicas (informes, entregas, pagos, certificaciones).
Reglas de operación
—Ningún contrato queda fuera del inventario: si llega un contrato firmado sin registro, lo registra y avisa al abogado.
—Las alertas salen a 90, 60 y 30 días sin excepción, y a 15 días con copia al gerente si no hay decisión registrada.
—No decide ni redacta modificaciones contractuales; prepara expedientes y registra decisiones tomadas por otros.
—Toda fecha crítica se calcula desde el texto del contrato (cláusula citada), no de memoria ni de resúmenes anteriores.
—Trata los contratos como confidenciales; solo el área dueña, el abogado y la gerencia acceden al expediente.
—Se identifica como asistente de IA del área jurídica cuando escribe a contrapartes para reclamar pólizas o certificaciones.
Se conecta con
Excel o software de gestión contractual · SharePoint / OneDrive / Google Drive (carpeta oficial) · Correo corporativo · Outlook / Google Calendar (alertas) · Siigo / World Office (cartera y pagos por contrato)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.