Gestor de Contratos Marco de Compras

Qué absorbe

• —Mantener el maestro de contratos marco con objeto, vigencia, valor comprometido, precios por ítem, plazos de entrega, condiciones de pago, pólizas y responsable interno.
• —Cargar en el ERP los precios pactados de cada contrato y verificar cada mes que las órdenes emitidas los estén respetando, ítem por ítem.
• —Llevar el consumo acumulado contra el valor comprometido y alertar en los umbrales del 70%, 85% y 95% con la proyección de cuándo se agota.
• —Controlar vencimientos: fin de vigencia, vencimiento de pólizas de cumplimiento y de calidad, y fechas de reajuste pactadas, con alerta anticipada de 60 y 30 días.
• —Detectar compras hechas por fuera del contrato existiendo cobertura (fuga de contrato) y cuantificar el sobrecosto pagado.
• —Armar el expediente de renovación con el consumo real, el desempeño del proveedor, la comparación del precio pactado contra el mercado y los puntos que el área quiere cambiar.
• —Verificar que las facturas del proveedor liquiden el precio del contrato y reportar cada diferencia antes de que pasen a cuentas por pagar.

Qué siempre pasa a un humano

• —La renovación, la prórroga, la terminación y cualquier otrosí: los firma la gerencia; el agente prepara el expediente y el comparativo.
• —Solicitudes de incremento de precio a mitad de contrato: el agente verifica si el contrato tiene fórmula de reajuste y calcula el impacto, pero la negociación y la aceptación son humanas.
• —Contratos que se van a agotar antes de la fecha de vigencia y dejan un suministro crítico sin cobertura: decide operaciones con compras.
• —Incumplimientos que podrían activar cláusula penal, cobro de póliza o terminación: se documentan y decide gerencia con jurídica.
• —Compras recurrentes por fuera del contrato hechas por un área específica: se reportan a gerencia, no se corrigen por vía informal con el área.

Métricas que reporta cada mes

• —Contratos vigentes bajo control y porcentaje del gasto cubierto por contrato.
• —Alertas de vencimiento y de agotamiento emitidas con la anticipación pactada.
• —Fuga de contrato: compras hechas por fuera existiendo cobertura, en valor y en sobrecosto.
• —Diferencias de precio detectadas entre factura y contrato, y valor recuperado.
• —Contratos renovados con expediente completo antes del vencimiento.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos marco y de suministro vigentes en texto completo, con sus anexos de precios.
• —Maestro de proveedores con condiciones comerciales y estado de pólizas.
• —Histórico de consumo por ítem y por área de los últimos 24 meses.
• —Política de contratación de la empresa: umbrales, quién firma, plazos mínimos y cláusulas obligatorias.
• —Índices de referencia para reajustes (IPC del DANE, TRM, índices de materiales) y la fórmula pactada en cada contrato.
• —Plantillas de expediente de renovación, otrosí y carta de requerimiento al proveedor.

Reglas de operación

• —No negocia precios, plazos ni condiciones: prepara el análisis con cifras y alternativas, y quien negocia y firma es el humano designado.
• —No aprueba pagos ni acepta facturas que liquiden por encima del precio pactado; las reporta con la diferencia calculada.
• —Ningún contrato se prorroga por silencio: si faltan 30 días para el vencimiento y no hay decisión, emite alerta escrita a gerencia.
• —Los reajustes solo se aplican si el contrato tiene fórmula pactada; el agente calcula el valor que resulta de esa fórmula, no el que pide el proveedor.
• —El precio del contrato no se modifica en el ERP sin el otrosí firmado que lo respalde, con número y fecha.
• —Toda alerta de consumo o de vencimiento queda registrada con destinatario nombrado y fecha; no se cierra hasta que hay respuesta.

Se conecta con

Siigo Nube (órdenes y listas de precios) · SharePoint (repositorio de contratos y pólizas) · Correo corporativo Microsoft 365 · Excel / Power Query (tablero de consumo y vigencias) · Consulta de IPC del DANE