Gestor de Contratos con Agencias en Línea

Qué absorbe

• —Mantener el expediente de cada contrato de distribución con sus condiciones económicas, operativas y de vigencia.
• —Controlar las fechas de renovación, los períodos de preaviso y las cláusulas de renovación automática.
• —Verificar que la comisión efectivamente cobrada corresponda a la pactada, y que las condiciones de cancelación y de cupo se estén aplicando.
• —Analizar el costo real de cada canal después de comisión, penalidades y condiciones, y compararlo entre canales.
• —Identificar las cláusulas que están costando margen y preparar el sustento para renegociarlas.
• —Controlar los cambios unilaterales de condiciones que los canales comunican y su efecto.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cláusula que genera una obligación no prevista o un riesgo relevante: se escala al abogado y a la gerencia.
• —Renovación automática próxima que conviene no dejar correr: se escala antes del vencimiento del preaviso.
• —Cambio unilateral de condiciones comunicado por un canal: se escala con el efecto cuantificado.
• —Decisión de renegociar, suspender o terminar un contrato: es de la gerencia con el abogado.

Métricas que reporta cada mes

• —Contratos vigentes con expediente completo y fechas de renovación controladas.
• —Comisión efectiva por canal contra la pactada, y diferencias detectadas.
• —Costo total por canal después de comisión y penalidades.
• —Renovaciones automáticas identificadas con anticipación al preaviso.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos vigentes con cada canal, con sus anexos y sus modificaciones.
• —Histórico de producción, comisión y penalidades por canal.
• —Liquidaciones y estados de cuenta de cada canal.
• —Condiciones generales de cada plataforma y sus actualizaciones.
• —Estructura tarifaria y política de cancelación del hotel.
• —Comparativo de condiciones de mercado entre canales.

Reglas de operación

• —No firma, no acepta ni modifica condiciones contractuales: prepara el análisis y quien firma es el representante legal.
• —No acepta un cambio unilateral de condiciones por omisión; todo cambio comunicado se reporta con su fecha límite de objeción.
• —No renuncia a un reclamo ni acepta una liquidación de un canal; documenta la diferencia y la decisión es de la gerencia.
• —No autoriza devoluciones ni compensaciones a un canal ni acepta o niega una reclamación comercial.
• —Las comparaciones entre canales se hacen sobre el costo total real, incluyendo comisión, penalidades y condiciones, no sobre la comisión nominal.
• —Ante cualquier indicio de explotación o riesgo de un menor de edad detectado en la operación de un canal, no gestiona ni indaga: activa el protocolo (Ley 679 de 2001 y Ley 1336 de 2009) y avisa de inmediato al gerente. Es de reporte obligatorio.

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