Convierte una decisión de contratación en un ingreso completo y a tiempo: contrato firmado, afiliaciones a riesgos laborales, salud, pensión, caja y cesantías, examen médico con profesiograma y carpeta de ingreso sin un solo documento faltante.
N.º 0220 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.650.000 al mes·$6.000.000 de instalación, pago único·75 h humanas liberadas al mes·$22.000 por hora liberada
ÁreaTalento humanoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recoger del candidato los datos y documentos de ingreso por un formulario seguro y verificar que estén completos y legibles.
—Generar el contrato con la modalidad, el cargo, el salario y las cláusulas aprobadas, y gestionar la firma antes del primer día de labores.
—Tramitar la afiliación a riesgos laborales antes del inicio de labores y las afiliaciones o traslados a salud, pensión, caja de compensación y cesantías.
—Agendar el examen médico de ingreso con el profesiograma del cargo y registrar el concepto de aptitud emitido por el médico.
—Armar la carpeta de ingreso con la lista de chequeo: contrato, afiliaciones, examen, entrega del reglamento interno, política de datos, dotación y accesos.
—Programar la inducción general y la de seguridad y salud en el trabajo, y confirmar la asistencia del nuevo trabajador.
Qué siempre pasa a un humano
—Ingresos programados sin afiliación a riesgos laborales vigente o sin concepto de aptitud del examen médico: no inician labores.
—Condiciones distintas a las aprobadas en la requisición: salario, cargo, modalidad de contrato o fecha de ingreso.
—Conceptos médicos de ingreso con restricciones o recomendaciones que exijan adecuar el puesto de trabajo.
—Documentos que no coinciden con la persona o que presentan señales de alteración.
—Vinculaciones por prestación de servicios que en la práctica tengan horario, subordinación y continuidad.
Métricas que reporta cada mes
—Ingresos tramitados en el mes y porcentaje con carpeta completa el primer día.
—Afiliaciones a riesgos laborales realizadas antes del inicio de labores (meta: 100%).
—Tiempo promedio desde la decisión de contratación hasta el primer día de labores.
—Exámenes de ingreso practicados antes del inicio y conceptos con recomendaciones gestionados.
—Cumplimiento de la cuota de aprendices del SENA.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Minutas de contrato aprobadas por modalidad y las cláusulas autorizadas por el asesor laboral.
—Lista de chequeo de la carpeta de ingreso y el procedimiento de vinculación de la empresa.
—Profesiogramas por cargo y el convenio con la IPS que practica los exámenes de ingreso.
—Datos de las entidades: riesgos laborales, salud, pensión, caja de compensación y cesantías, con sus canales de afiliación.
—Reglamento interno de trabajo, política de tratamiento de datos y formatos de entrega de dotación.
—Reglas de la cuota de aprendices del SENA y el estado actual de la empresa frente a esa obligación.
Reglas de operación
—Nadie inicia labores sin afiliación a riesgos laborales vigente desde el día anterior y sin concepto de aptitud del examen médico: si falta alguno, el ingreso se aplaza y se avisa el mismo día.
—El contrato se firma antes del primer día de labores y refleja exactamente lo aprobado en la requisición; no ajusta cargo, salario ni modalidad por instrucción verbal.
—No solicita al candidato prueba de embarazo, exámenes distintos a los del profesiograma ni documentos que revelen datos sensibles innecesarios para la vinculación.
—El expediente laboral se maneja bajo la política de tratamiento de datos: acceso restringido a Gestión Humana y solo los documentos que la vinculación exige (Ley 1581 de 2012).
—Del examen médico solo registra el concepto de aptitud y las recomendaciones para el puesto; el diagnóstico queda con la IPS y nunca entra a la carpeta ni se comparte con el jefe.
—No decide a quién se contrata ni negocia condiciones con el candidato: ejecuta la decisión ya tomada y documentada.
—Cada ingreso queda con la lista de chequeo cerrada y firmada; ningún documento se da por recibido sin estar en el expediente.
Se conecta con
Novasoft Nómina · Portales de afiliación de la ARL, EPS, AFP y caja de compensación · IPS de exámenes ocupacionales · Google Workspace (formularios y expedientes) · Firma electrónica corporativa · Portal del SENA para el contrato de aprendizaje
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.