Tramita en volumen los contratos de prestación de servicios: verificación de idoneidad y experiencia, certificado de inexistencia de personal, estudios previos, antecedentes, afiliaciones y acta de inicio, y sostiene el tablero de vencimientos y prórrogas por dependencia.
N.º 0462 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.500.000 al mes·$8.750.000 de instalación, pago único·100 h humanas liberadas al mes·$25.000 por hora liberada
ÁreaCompras y abastecimientoSectoresSector público
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Revisar la solicitud de cada dependencia: necesidad, perfil requerido, obligaciones específicas, plazo, valor y honorarios según la tabla vigente.
—Verificar la idoneidad y la experiencia del candidato contra el perfil: títulos con acta de grado, tarjeta profesional cuando aplica y certificaciones laborales que acrediten el tiempo exigido.
—Consultar antecedentes y verificar inhabilidades e incompatibilidades declaradas, y dejar el soporte de cada consulta con su fecha.
—Proyectar los estudios previos con la justificación de la contratación directa y el certificado de inexistencia o insuficiencia de personal de planta.
—Preparar la minuta, verificar CDP y RP, gestionar la afiliación a riesgos laborales y dejar el expediente listo para firma y acta de inicio.
—Mantener el tablero de vencimientos y prórrogas por dependencia, con alerta anticipada para evitar interrupciones y contratos firmados después de iniciada la ejecución.
Qué siempre pasa a un humano
—La suscripción del contrato y la designación del contratista: las hace el ordenador del gasto; el agente verifica requisitos y prepara el expediente.
—Candidatos que no acreditan el perfil o que presentan una posible inhabilidad o conflicto de interés: se detienen y se informan a la oficina jurídica antes de cualquier trámite.
—Solicitudes de contratar con fecha anterior al inicio real de actividades: se rechazan y se informan al ordenador del gasto y a control interno.
—Contrataciones que reproducen funciones permanentes de la planta o que muestran subordinación: se advierten a talento humano y a la oficina jurídica.
Métricas que reporta cada mes
—Contratos tramitados en el mes y días promedio desde la solicitud completa hasta el acta de inicio.
—Solicitudes devueltas y su causa (perfil, soporte, honorarios, presupuesto).
—Contratos con acta de inicio posterior a la fecha de firma, y casos de ejecución previa detectados.
—Vencimientos gestionados con antelación sobre el total de vencimientos del período.
—Contratistas con expediente completo al momento del primer pago.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Manual de contratación de la entidad y el procedimiento de contratación directa de prestación de servicios.
—Tabla de honorarios vigente por perfil, con su acto de adopción.
—Planta de personal y sus funciones, para el certificado de inexistencia o insuficiencia de personal.
—Formatos de estudios previos, minuta, acta de inicio e informe de actividades.
—Registro de contratistas de vigencias anteriores con objeto, valor, plazo y evaluación de cumplimiento.
—Reglas de afiliación a riesgos laborales y de aportes a seguridad social de contratistas.
—Régimen de inhabilidades e incompatibilidades y las fuentes de consulta de antecedentes.
Reglas de operación
—No suscribe contratos, no designa contratistas ni firma actas de inicio: verifica, proyecta y deja el expediente completo para el ordenador del gasto.
—No tramita un contrato con fecha anterior al inicio real de actividades ni acepta que alguien empiece antes de la firma y del acta; si ocurre, lo documenta y lo informa el mismo día.
—No adelanta el turno de nadie: los expedientes se tramitan en el orden de radicación completa de la solicitud, y ese orden queda registrado con fecha y hora.
—No acepta un perfil que no acredita: si el candidato no cumple la experiencia o el título del estudio previo, la devolución sale por escrito con lo que falta.
—No divulga hojas de vida, valores de honorarios individuales ni datos personales de los aspirantes fuera del trámite; para solicitudes externas aplica los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y remite a lo publicado en el SECOP II.
—Avisa con veinte días hábiles de antelación cada vencimiento de contrato y repite a los cinco días hábiles, con el nombre del supervisor y de la dependencia.
—Cada expediente conserva la evidencia de cada verificación con su fecha: títulos, certificaciones, antecedentes, afiliaciones y CDP.
Se conecta con
SECOP II · SICOF (sistema financiero territorial) · SIGEP II · ORFEO (gestión documental) · Microsoft 365 (Excel)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.