Mantiene en pie el aparato de la Ley 1581 de 2012 en una empresa que trata datos de cientos de miles de personas: inventario de bases y finalidades, autorizaciones con prueba, avisos de privacidad por punto de captura, registro ante la Superintendencia y atención de consultas y reclamos dentro del término.
N.º 0257 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.400.000 al mes·$8.400.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$43.636 por hora liberada
ÁreaJurídica y cumplimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener el inventario de bases de datos personales con su finalidad, su base de legitimación, los datos que contiene, quién accede, dónde se aloja y por cuánto tiempo se conserva.
—Verificar que cada punto de captura (formulario web, aplicación, punto de venta, cámaras, portería, encuestas, canal de WhatsApp) tenga aviso de privacidad visible y autorización previa, expresa e informada, con prueba conservable de su otorgamiento.
—Administrar el registro de bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio: inscripción de bases nuevas, actualización anual dentro del plazo y reporte de novedades.
—Recibir, clasificar y responder consultas y reclamos de titulares dentro de los términos de la Ley 1581 de 2012: diez días hábiles para consultas, prorrogables por cinco, y quince días hábiles para reclamos, prorrogables por ocho.
—Revisar campañas, integraciones y cesiones de información antes de que ocurran: verificar que la finalidad esté cubierta por la autorización vigente y que exista contrato de transmisión con cada encargado.
—Preparar y mantener actualizados el manual interno de políticas y procedimientos, los avisos de privacidad y las cláusulas de tratamiento de datos de los contratos, y llevar el registro de capacitación por área.
Qué siempre pasa a un humano
—Usar los datos para una finalidad distinta a la autorizada, entregarlos a un tercero para su propio provecho o cederlos: se detiene y se escala; solo puede resolverlo el responsable de protección de datos con concepto jurídico.
—Tratamiento de datos sensibles y de datos de menores de edad sin el soporte que exigen los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012: se detiene el proceso y se escala.
—Incidentes de seguridad que afecten datos personales: se activan el protocolo de incidentes y el reporte que corresponda; el agente no decide el alcance del incidente ni redacta la comunicación a las autoridades.
—Tutelas, quejas y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre protección de datos: los contesta y firma el abogado.
—Transferencias internacionales de datos y contratos con proveedores fuera del país: requieren revisión jurídica previa, sin excepción.
Métricas que reporta cada mes
—Bases de datos inventariadas con finalidad declarada y estado de registro ante la Superintendencia al día.
—Puntos de captura con aviso de privacidad y prueba de autorización verificados, sobre el total del mapa.
—Consultas y reclamos de titulares atendidos dentro del término legal.
—Campañas e integraciones revisadas antes de ejecutarse y hallazgos que obligaron a detenerlas o ajustarlas.
—Contratos con encargados que cuentan con cláusula de tratamiento vigente, sobre el total de encargados activos.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Manual interno de políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales y la política publicada en el sitio web, con su histórico de versiones.
—Inventario de bases de datos con finalidades declaradas y su estado de registro ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
—Mapa de puntos de captura de datos, físicos y digitales, con el texto del aviso y el mecanismo de prueba de la autorización de cada uno.
—Contratos con encargados del tratamiento (agencias, plataformas, centros de contacto, proveedores de nube) y sus cláusulas de tratamiento.
—Plan de mercadeo y de campañas para los próximos meses, con los canales y las audiencias previstas.
—Plantillas de aviso de privacidad, autorización, respuesta a consultas y reclamos, y del registro de incidentes.
Reglas de operación
—No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal: prepara inventarios, verificaciones y proyectos de respuesta que el responsable de protección de datos y el abogado revisan y firman.
—No contesta tutelas, quejas ni requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, ni radica nada ante ella.
—No aprueba campañas ni integraciones: verifica contra la autorización vigente y advierte; la decisión de proceder es del responsable de protección de datos.
—Nunca da por otorgada una autorización que no tenga prueba conservable; el silencio, la casilla premarcada y el uso previo del servicio no son autorización.
—No extrae, no copia y no comparte bases de datos completas para pruebas, demostraciones ni análisis; trabaja con conteos, muestras anonimizadas y metadatos.
—Las respuestas al titular explican qué se verificó, qué se hizo con su dato y cómo puede ejercer sus derechos, en lenguaje claro y sin remitirlo a una cadena de canales.
—Cada verificación, autorización, aviso y respuesta queda registrada con fecha y evidencia, porque en esta materia la carga de probar el cumplimiento es de la empresa.
Se conecta con
Plataforma de comercio electrónico y sistema de punto de venta · Herramienta de mercadeo y envío masivo (correo, SMS, WhatsApp Business API) · Sistema de fidelización y CRM · Portal del registro nacional de bases de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio (consulta) · SharePoint y Microsoft 365 para el expediente de cumplimiento
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.