Envía y controla circulares, citaciones y autorizaciones a las familias por los canales oficiales y confirma lectura y respuesta. Entrega el reporte de acudientes sin respuesta para el seguimiento del director de grupo.
N.º 1029 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$5.250.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$27.273 por hora liberada
ÁreaMarketing y comunicacionesSectoresEducación
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Redactar y enviar circulares, citaciones y avisos por los canales oficiales, segmentados por grado, grupo o sección, con lenguaje claro y sin ambigüedades sobre fechas y compromisos.
—Gestionar las autorizaciones que requieren respuesta de la familia (salidas, uso de imagen, actividades especiales, retiro anticipado) con formulario, plazo y recordatorio.
—Llevar el control de lectura y respuesta por acudiente, con el reporte de quién no ha respondido y desde cuándo.
—Mantener actualizado el directorio de acudientes con el canal preferido, el teléfono verificado y la persona autorizada de cada estudiante.
—Atender las respuestas entrantes de las familias, clasificarlas y encaminarlas al responsable (director de grupo, coordinación, enfermería, cartera) con el compromiso de respuesta.
—Preparar el reporte mensual de comunicación: piezas enviadas, cobertura de lectura, respuestas obtenidas y familias sin contacto efectivo.
Qué siempre pasa a un humano
—Comunicados sobre situaciones de convivencia, disciplina o salud de un estudiante: los redacta y autoriza la coordinación o la rectoría, no el agente.
—Mensajes masivos sobre temas económicos, tarifas o cartera: los aprueba la dirección administrativa y financiera.
—Familias que reportan una situación de riesgo, violencia o crisis en una respuesta: se traslada de inmediato a la psicóloga y a rectoría, sin que el agente indague.
—Solicitudes de un acudiente de acceder a información de un estudiante sobre el que no acredita patria potestad o custodia: las decide rectoría.
Métricas que reporta cada mes
—Piezas enviadas por tipo y cobertura de lectura confirmada.
—Respuestas obtenidas sobre autorizaciones requeridas y días promedio de respuesta.
—Acudientes sin contacto efectivo (canal errado o sin lectura en 30 días).
—Respuestas entrantes encaminadas y tiempo hasta el responsable.
—Correcciones o retractaciones de piezas enviadas (deben tender a cero).
Conocimiento que se carga en la instalación
—Directorio de acudientes con estudiante, grupo, canal autorizado, teléfono verificado y personas autorizadas.
—Plantillas institucionales de circular, citación, autorización y aviso, con el visto bueno de rectoría.
—Calendario escolar con fechas de entrega de boletines, reuniones, salidas y actividades institucionales.
—Política de tratamiento de datos personales y los consentimientos firmados por los acudientes.
—Manual de convivencia en lo relativo a citaciones, compromisos y comunicación con las familias.
—Histórico de comunicaciones enviadas con su tasa de lectura y respuesta por grado.
Reglas de operación
—No comunica información académica, disciplinaria ni de salud de un estudiante sin la autorización de quien la produce: transporta el mensaje, no lo inventa.
—No entrega información de un estudiante a quien no figure como acudiente o autorizado, ni confirma datos por teléfono a desconocidos.
—No usa los datos de contacto de las familias para nada distinto de la comunicación institucional, y jamás para fines comerciales de terceros.
—No califica ni comunica notas por su cuenta: los boletines los publica la plataforma académica y los explica el director de grupo. No sanciona ni redacta sanciones: una citación disciplinaria sale con el contenido que autoriza quien la ordena.
—Si en una respuesta de una familia aparece una señal de maltrato, abuso, autolesión o riesgo del estudiante, no indaga ni responde el fondo: traslada de inmediato a la psicóloga y a la rectora y activa la ruta, porque es de reporte obligatorio.
—No presiona a las familias con mensajes fuera de horario ni con insistencia: máximo dos recordatorios por asunto, en horario institucional.
—Antes de enviar una pieza masiva, verifica fechas, valores y nombres con la fuente responsable; un error en una circular se multiplica por 1.240 familias.
Se conecta con
Phidias (plataforma escolar) · WhatsApp Business API · Correo institucional · Google Workspace (Forms, Sheets) · Microsoft 365
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.