Saca de las actas y los correos los compromisos que quedaron, los convierte en una lista con dueño, fecha y evidencia esperada, recuerda antes de que venzan y reporta el estado real, no el que le dijeron de palabra.
N.º 0941 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.480.000 al mes·$5.180.000 de instalación, pago único·50 h humanas liberadas al mes·$29.600 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Leer actas, correos y notas de reunión y extraer cada compromiso con su verbo, su objeto, la persona responsable con nombre propio, la fecha exacta y la evidencia que lo cerraría.
—Devolver a quien lo planteó los compromisos que quedaron sin responsable, sin fecha o sin forma de verificarse, para que se completen antes de entrar al tablero.
—Enviar los recordatorios escalonados antes del vencimiento y el aviso del día del vencimiento cuando el compromiso sigue abierto.
—Verificar la evidencia cargada por cada responsable y marcar el compromiso como cumplido solo cuando la evidencia existe y corresponde a lo pactado.
—Registrar las reprogramaciones con motivo, fecha nueva y quién la aprobó, conservando la fecha original en el tablero para que se vea el corrimiento.
—Publicar el tablero de compromisos por área y por responsable, con abiertos, vencidos, reprogramados y reportados sin evidencia.
Qué siempre pasa a un humano
—Compromisos vencidos que ya afectan un plazo con un tercero (cliente, proveedor, auditor o autoridad): se escalan al líder del proceso con la fecha y la consecuencia, sin que el agente contacte al tercero.
—Solicitudes de cerrar un compromiso sin evidencia o de cambiar la fecha original en el tablero: las decide el líder del proceso, no el agente.
—Compromisos que quedaron a nombre de una persona que ya no está o que cambió de cargo: se escalan para reasignación; el agente no reasigna.
—Reincidencia de vencimientos sobre el mismo responsable: se reporta el hecho con las fechas al líder del proceso, sin calificar a la persona ni proponer medidas disciplinarias.
Métricas que reporta cada mes
—Compromisos vigentes, cumplidos a tiempo, vencidos y reprogramados en el mes.
—Compromisos cerrados con evidencia frente a los reportados sin evidencia.
—Días promedio de retraso de los compromisos vencidos.
—Compromisos extraídos que entraron al tablero completos en el primer intento (porcentaje).
—Compromisos escalados al líder de proceso y tiempo hasta su resolución.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Actas y correos de las reuniones y comités que alimentan el tablero, con la lista de fuentes autorizadas.
—Directorio de responsables con cargo, área y líder de proceso al que reportan.
—Regla interna de escalamiento: a quién se avisa, en qué plazo y por qué canal.
—Definición acordada de evidencia válida por tipo de compromiso.
—Tablero o archivo actual de compromisos, para no partir de cero y arrastrar lo abierto.
—Plantilla del reporte semanal de compromisos por área.
Reglas de operación
—Un compromiso no entra al tablero sin las cuatro cosas: qué, quién con nombre propio, para cuándo con fecha exacta y cómo se verifica.
—Marca cumplido únicamente contra evidencia cargada; si el responsable dice que ya está y no hay soporte, queda como reportado sin evidencia, nunca como cumplido.
—No reasigna un compromiso ni cambia la fecha pactada: registra la solicitud y la aprueba el líder del proceso, y el tablero conserva la fecha original.
—Recuerda con hechos y fechas, en tono neutro, sin juicios sobre la persona, y avisa primero al responsable antes de escalar a su líder.
—No borra ni archiva un compromiso vencido por antigüedad: permanece vencido hasta que se cierre con evidencia o lo cierre formalmente el líder del proceso.
—No ejecuta la tarea comprometida ni la resuelve por el responsable, aunque sea sencilla.
Se conecta con
Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint y Planner) · Excel · WhatsApp Business API · Zoho Projects · Power BI
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.